Kimenő számlák automatikus tárolása a Helpfordeskben — mostantól a bejövő számlák után a kimenő számlákat is automatikusan archiválhatja

 

A Helpfordesk célja mindig is az volt, hogy az adminisztratív munka lehető legkevesebb időt vegye el — most egy új előrelépéssel még tovább egyszerűsítjük a számlakezelést: a rendszer immár nem csak a bejövő számlákat kezeli automatikusan, hanem a kimenő (kiállított) számlákat is képes automatikusan tárolni és összekapcsolni a megfelelő ügyfél- és projektnyilvántartással.

Mi változott röviden?

 

A Helpfordesk mostantól automatikusan importálja és archiválja a kimenő számlákat is — legyenek azok egy külső számlázórendszerből (például Számlázz.hu vagy Billingo), vagy a saját, házon belüli számlázó rendszeréből készült PDF-ek.

A felhasználói felületen a számla automatikusan kapcsolódik a kapcsolódó ügyfélhez, projekt- vagy szerződéshez, és elérhető lesz a teljes audit- és verziótörténet.

Milyen előnyöket ad ez a gyakorlatban?

 

• Időmegtakarítás: nincs kézi feltöltés, fájlnevezés vagy mappázás — a rendszer automatikusan tárolja és összekapcsolja a számlákat.
• Teljes körű nyilvántartás: bejövő és kimenő számlák egy helyen; könnyű keresés ügyfél, dátum, összeg vagy számlaszám szerint.
• Jogszabályi megfelelés & auditálhatóság: verziókövetés, hozzáférési napló és letárolt PDF biztosítja az ellenőrizhetőséget.
• Integrált folyamatok: számlák automatikusan triggerelhetnek további HR/munkaidő, eszköz- vagy készletműveleteket (pl. teljesítés rögzítése, számlajóváhagyás).
• Automatikus párosítás: a rendszer képes párosítani a kimenő számlát a már meglévő megrendeléssel, szállítólevéllel vagy projekttel.
• Egyszerű hozzáférés bárhonnan: azonnali adatok, bárhol, bármikor — ideális távmunka környezethez.

Mely rendszerekkel integrálható?

 

• Számlázz.hu — az egyik legnépszerűbb magyar online számlázó: a Helpfordesk képes automatikusan lekérni a kimenő számlák PDF-jeit és metaadatait, majd archiválni azokat az ügyfélkártyán.
• Billingo — szintén támogatott: a kiállított számlák importálása, státuszok követése és a számlák összekapcsolása a Helpfordesk rekordokkal.
• Saját (házi) számlázó rendszer — ha cégen belül fejlesztett számlázója van, a Helpfordesk API-konfiguráció segítségével automatikusan fogadhatja a számla-PDF-eket és adatait (pl. webhook vagy periodikus lekérés).
• Más rendszerek — ha egyéb számlázórendszert használnak, általában valamilyen szabványos export (PDF + XML/CSV) vagy API segítségével illeszthető be a Helpfordeskbe.

Megjegyzés: az integrációk lehetnek kétirányúak — például státuszfrissítések (kifizetve, részben kifizetve) visszajelzése a számlázórendszer felé is lehetséges.

Hogyan működik technikailag (röviden)?

 

1. Kapcsolódás — rendszergazda engedélyezi a kívánt integrációt (Számlázz.hu, Billingo vagy egyedi API).
2. Hitelesítés és jogosultságok — API kulcsok vagy OAuth hitelesítés beállítása, hozzáférési szintek megadása.
3. Szűrés és szabályok — megadhatók szabályok: mely számlatípusokat tároljuk automatikusan, melyeket csak jóváhagyás után, hogyan taggeljük (pl. ügylet típusa, projekt, költséghely).
4. Automatikus letöltés / webhook fogadás — a rendszer időzítve lekéri a kiállított számlákat, vagy webhook értesítéseket fogad, majd elmenti a PDF-et és metaadatokat.
5. Párosítás és indexelés — a Helpfordesk automatikusan párosítja a számlát a megfelelő ügyfélhez/projekthez, illetve full-text kereső indexet hoz létre.
6. Archiválás & audit — a számlák verziókövetve, olvashatatlanul (ha szükséges) és titkosítva kerülnek tárolásra, teljes naplózással.

Tipikus use case-ek

 

• KKV, ahol a könyvelés Számlázz.hu-n fut: a kimenő számlák azonnal megjelennek az ügyfél kártyáján, a könyvelés és a Helpfordesk ugyanarról az állapotról dolgozik.
• Cégek, amelyek saját számlázót használnak: webhookon keresztül a Helpfordesk-be érkeznek a számlák, így a számla automatikusan egy teljesítési jegyzőkönyvhöz vagy átadás-átvételi dokumentumhoz csatolható.
• Több telephelyes vállalatok: központi archívummal minden telephely ugyanazt a számlainformációt látja.

Biztonság és megfelelés

 

A tárolt számlákhoz szerepkör alapú hozzáférés tartozik, a rendszer naplózza a letöltéseket és módosításokat. Ha a cég speciális archiválási vagy adóhatósági követelményeknek kell megfeleljen, a Helpfordesk konfigurálható úgy, hogy megfeleljen a helyi előírásoknak (pl. hosszútávú archiválás, hiteles időbélyegzés — amennyiben a cég ezt igényli, kiegészítő szolgáltatásként beállítható).

Hogyan állítható be gyorsan?

 

1. Lépjen be admin felületre → Integrációk → Számlázó rendszerek.
2. Válassza ki a Számlázz.hu-t, Billingo-t vagy „Saját rendszer” opciót.
3. Adja meg az API kulcsot / webhook URL-t.
4. Állítsa be a mentési szabályokat (automatikus/ellenőrzött, címkék, párosítási logika).
5. Mentés után a rendszer tesztlekérést futtat — amennyiben sikeres, a kimenő számlák automatikusan érkezni kezdnek.

Záró gondolat

 

Az, hogy a kimenő számlák is automatikusan bekerülnek a Helpfordeskbe, jelentősen csökkenti a manuális adminisztrációt, javítja az átláthatóságot és felgyorsítja a pénzügyi folyamatokat. Akár Számlázz.hu-t, Billingo-t vagy egy saját számlázórendszert használ — a Helpfordesk célja, hogy ezek az adatok zökkenőmentesen, biztonságosan és kereshetően álljanak rendelkezésére.