szabadságkezelő
iktató program, iktató szoftver, iktatási rendszer, bejövő számlák iktatása2024-03-09T21:51:34+01:00

Iktató program

Iktató program

Mit nevezünk Iktató programnak?

Dokumentumkezelés minden részletre kiterjedően iktató program

Az iktató programunk több funkciót is magába foglal, többek között a bejövő számlák iktatása mellett az összes számla iktatását is lehetővé teszi. A bejövő számlák iktatása során az iktató rendszer lényegében egy számla iktató programként működik, amely lehetővé teszi a számlák nyomon követését és azok rendszerezését.

A Helpfordesk iktató program teljes körű szabályozott iratkezelést valósít az iktató programok előnyeivel  és felöleli az iratok keletkezésétől a megsemmisítésükig tartó életútját.

Iratkezelő szoftverünk támogatja az iratok keletkezését, iktatását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel (online szövegfelismerővel ,határidőkkel, kezelési utasításokkal) való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, levéltárba adását.

Érkeztetés, iktatás, számlaiktatás, szkennelés, file-csatolás, -beágyazás, dokumentumszerver, feladatkoisztás, Word-, Excel exportok és sok további hasznos funkció egyszerűen, átláthatóan, hatékonyan!

Cégünk 10 éve fejleszti és üzemelteti a Helpfordesk felhő alapú iktató program és iratkezelő rendszert. Számos helyen részt vettünk már iktató szoftver bevezetésében.
Sok éves tapasztalatunk köszönhetően megismertük az irodai munka minden árnyalatát a papíralapú dokumentumok terén, és tudjuk, hogyan lehet ezen a területet hatékonyabbá tenni.

  1. Automatizált munkafolyamatok: Az automatizált munkafolyamat alapja az adatok és információk feldolgozása. Az adatok begyűjtése és rögzítése után az automatizált rendszer végrehajtja a programozott lépéseket és műveleteket. Ez magában foglalhatja az adatok elemzését, a döntéshozatali folyamatokat, valamint az esetleges kommunikációt más rendszerekkel vagy alkalmazásokkal.

  2. Többszintű jogosultságkezelés: Ha egy felhasználó bejelentkezik vagy hozzáfér egy adott forráshoz, a rendszer ellenőrzi, hogy a felhasználónak megvan-e a szükséges jogosultsága. Ha igen, akkor hozzáférést kap az adott forráshoz. Ha nem, akkor megtagadja a hozzáférést.

  3. Többféle platformon elérhető: Az Helpfordesk rendszer sokféle platformon elérhetővé válása jelentős előnyöket hozhat mind a felhasználók, mind pedig a fejlesztők számára.

  4. NAV 3.0 kompatibilitás:  Megoldást biztosítunk a NAV adatbázisában fellelhető, a cég számára kiállított számlák (szállítói adatainak automatikus rögzítésére és kinyerésére. Csökkentve ezzel a kézi adatkezelési nehézségeket. További integrációt biztosítunk számla jóváhagyási folyamatokkal.

  5. Felhő alapú digitalizáló központok: Papír alapú dokumentumok nagy mennyiségben történő szkennelése és digitalizálása felhő rendszerűnkbe.Nincs telepítés, nincs gépfüggőség, bármilyen böngészőből elérhető.

Előnyei hagyományos iratkezeléssel szemben

Intelligens dokumentumkezelés

A mappa struktúra kötött logikájával szemben az Helpfordesk nem a dokumentum helye alapján, hanem jellemzői szerint rendezi irattárba azokat. Ez a fajta tárolási mód lehetőséget biztosít arra, hogy az Helpfordesk felhasználói saját munkájuk és szokásaik szerinti rendezési elveket követve különböző nézeteket alakítsanak ki a dokumentumaikról.

Gyors visszakeresés, zökkenőmentes ügyintézés

Az iratkezelő rendszerben történő iktatással az alapadatok megadásán túl további metaadatokat is rögzíthetünk egy irathoz, ezzel optimalizálhatjuk szervezetünk ügyintézési folyamatát, valamint elősegíthetjük a későbbi visszakeresést, listák előállítását is.

Iratkezelő szoftverünkben történő iktatás lehetővé teszi a teljes dokumentumállományban való összetett szűrési lehetőséget, korábban megadott metaadataink alapján, melyekből rendkívül pontos statisztikákat nyerhetünk ki, például egy adott időszakban egy adott partnerrel történő összes iratforgalmunkra vonatkozóan.

Adat kinyerés OCR és osztályozás a bejövő számlákból

Tanítható OCR és AI feldolgozó rendszerek teszik lehetővé a dokumentumokban rejlő legfontosabb adatok egyszerű kinyerését akár teljesen automatizált módon, valamint a dokumentumok automatikus osztályozást és formázását. Mindezek a Helpfordesk Capture & Transformation segítségével történnek.

Dokumentumok életciklusának követése – minden egy felületen

Az iktatás segítségével válnak az iratok elérhetővé, az itt rögzített adatok alapján tudjuk nyomon követni egy dokumentum életútját. Iratkezelő rendszerünkkel a dokumentum teljes életciklusa nyomon követhető, beleértve a nyilvántartásba vételt, a jóváhagyási folyamatokat, az ezekhez kapcsolódó hozzászólásokat, a dokumentumsablonok kezelését, az adott irathoz szorosan kapcsolódó egyéb dokumentumok feltüntetését, valamint a jogosultságok kezelését is.

Még évek múltán is visszanézhetők a véleményezések okán keletkező korábbi dokumentumverziók és az irat aktuális verziója is.

QRcode jelölési technológia

A tömegesen történő szkennelés hatékonyságának és pontosságának érdekében a dokumentumokat vonalkóddal látjuk el, ami egyértelművé teszi a szkennelő rendszer számára az egyes oldalak kapcsolatát és a dokumentumok elválasztását.

Testre szabható

Kifinomult, nagyvállalati igényekre szabott jogosultsági besorolások, hozzáférések naplózása, verziókövetés. Személyre szabható megjelenítés és személyre szabható kereső

Még egy óriássí nagy előny a integráció lehetősége más rendszerekhez

Egyedi Integrációs lehetőségek az iktató szoftverben

A digitális iktató program egyszerűen és kényelmesen integrálható más meglévő és újonnan bevezetett eszközökkel, mint például szerződéskezelő, munkafolyamat kezelő rendszer valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal pl.: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, stb. Ennek hatására tovább növelhető a folyamatok hatékonysága és megbízhatósága.

Go to Top