Új kolléga belépésekor: kötelező dokumentumok ismertetése – megoldás a Helpfordesk dokumentumtárral

Új kolléga belépésekor: kötelező dokumentumok ismertetése – megoldás a Helpfordesk dokumentumtárral

Szinte minden cég küzd azzal a problémával, hogy az új belépők nem időben, vagy nem megfelelő módon ismerik meg a kötelező belső dokumentumokat. Pedig a jogszabályok előírják a tűzvédelmi és munkavédelmi szabályzat, a belső működési rend, az IT-irányelvek és más előírások kötelező ismertetését.

Ez nem csupán egy kipipálandó adminisztrációs feladat – hanem jogi és munkáltatói felelősség is. Egy váratlan ellenőrzés vagy munkabaleset esetén kizárólag a dokumentált és visszaigazolt tájékoztatás nyújt védelmet a cég számára.

---

A megoldás: Helpfordesk dokumentumtár

A Helpfordesk rendszer dokumentumtár modulja professzionális és automatizált megoldást nyújt a céges szabályzatok egységes, átlátható és visszakövethető kezelésére.

✅ Digitális tárolás egy helyen
Bármilyen típusú dokumentum feltölthető és rendszerezhető: tűzvédelmi szabályzat, adatvédelmi tájékoztató, munkarend stb.

✅ Verziókezelés és naplózás
A rendszer automatikusan naplózza, mikor melyik verziót olvasta el a dolgozó. Nincs többé kérdés, hogy ki mit látott.

✅ Hiteles visszaigazolás
A munkavállalók aláírással vagy digitálisan is igazolhatják a dokumentum megismerését. Ez a napló bármikor nyomtatható, letölthető, ellenőrizhető.

✅ Automatikus emlékeztetők
A rendszer figyelmezteti az új kollégákat, ha kötelező dokumentum ismerete hiányzik. Mindez hozzáférés-szabályozással, szerepkörhöz kötve.

🗂 Gyakori céges szabályzatok, amelyeket a dokumentumtárban kezelhetsz:

• 🔥 Tűzvédelmi szabályzat

• 🦺 Munkavédelmi szabályzat

• 🧑‍💻 IT-használati szabályzat (informatikai eszközök használata)

• 🕒 Munkaidő-nyilvántartási szabályzat

• 🔐 Adatkezelési és adatvédelmi szabályzat (GDPR)

• 🧾 Kötelező nyilatkozatok (pl. titoktartás, etikai nyilatkozat)

• 🧰 Belső eljárásrendek (pl. hibabejelentés, eszközhasználat)

• 🧍‍♀️ Munkarend, jelenléti rend, home office szabályzat

• 📃 Kockázatértékelés és kockázatkezelési dokumentumok

• 📦 Eszközök és készletek kiadásának szabályzata

• 🛠 Üzemeltetési és karbantartási protokollok

• 📑 Ügyféladat-kezelési irányelvek (pl. CRM használata)

• 🧑‍🏫 Új belépők betanítási protokollja

---

Miért válaszd a Helpfordesk dokumentumtárat?

• ✅ Jogszabályi megfelelés

• ✅ Könnyű, gyors betanítás új belépőknél

• ✅ Ellenőrzésbiztos dokumentumkezelés

• ✅ Automatizált működés, kevesebb adminisztráció

A dokumentum nem elég, ha létezik – az a fontos, hogy bizonyíthatóan ismert is legyen.

---