Rendszer beállítások | Helpfordesk

Dokumentum szerkesztése felület leírása

Ez a felület a rendszerben tárolt dokumentumok adatainak megtekintésére, szerkesztésére és kezelésére szolgál. A képernyő két fő részre osztható: a dokumentum rendszerinformációira és alapműveleteire, valamint a dokumentum részletes metaadataira és besorolására.

1. Rendszerinformációk és Alapműveletek

A felület felső részén a dokumentum automatikusan generált vagy fix rendszerszintű adatai találhatók:

• Archív szám: A dokumentum egyedi azonosítója a rendszerben (pl. 0000000262).
• Regisztrációs szám: A dokumentumhoz tartozó egyedi iktatási vagy regisztrációs szám.
• Nyilvántartásba vette: A dokumentumot rögzítő felhasználó neve (pl. Szabó Zsolt).
• Regisztráció dátuma: A rendszerbe való bekerülés pontos időpontja.
• Eredeti fájlnév: A feltöltött dokumentum eredeti neve (pl. print-64.pdf).
• Elektronikus: Jelzi, hogy a dokumentum tisztán elektronikus úton keletkezett-e (Igen/Nem).
• Küldő: A dokumentumot beküldő személy vagy partner e-mail címe.
• Műveletek gombok:
  • Megtekintés: A dokumentum tartalmának megnyitása és ellenőrzése.
  • Letöltés: Az eredeti fájl lementése a helyi számítógépre.
• Figyelmeztető üzenet: "Ennek a dokumentumnak több változata is van." – jelzi, ha verziókövetés történt a dokumentumnál, és linket biztosít a korábbi verziók megtekintéséhez.
• Megjegyzések gomb: Narancssárga gomb, amellyel belső megjegyzéseket vagy szöveges kiegészítéseket fűzhetünk a bizonylathoz.
• Mellékletek: Lehetőséget biztosít további fájlok csatolásához a dokumentumhoz (fájlválasztó gomb segítségével).

2. Részletes metaadatok és besorolás

A felület alsó részén találhatóak a dokumentum könyvelési, pénzügyi és szervezeti besorolásához szükséges mezők:

• Dokumentum dátuma: A bizonylaton szereplő eredeti keltezés dátuma.
• Érkezési dátum: Az a nap, amikor a dokumentum fizikailag vagy digitálisan beérkezett a céghez.
• Számlaszám / Proform szám: Amennyiben a dokumentum számla vagy díjbekérő, itt adható meg a bizonylatszám.
• Partner: Legördülő menü a partnercég kiválasztásához (pl. Carta Financial Kft.).
• Cégem: A saját vállalatcsoporton belüli érintett cég kiválasztása, amelyhez a dokumentum tartozik (pl. Compgate Kft.).
• Projekt: A dokumentum hozzárendelése egy adott belső projekthez.
• Típus: A dokumentum típusa (pl. Munkalap, számla, szerződés stb.).
• Kézbesítés: A beérkezés módja (pl. E-mail, Posta, Személyes).
• Irány: A dokumentum áramlási iránya (Bejövő vagy Kimenő).
• Tárolás: A fizikai vagy logikai tárolási hely meghatározása (pl. Office, Archívum).

Dokumentum szerkesztése felület leírása

Ez a felület a rendszerben tárolt dokumentumok adatainak megtekintésére, szerkesztésére és kezelésére szolgál. A képernyő két fő részre osztható: a dokumentum rendszerinformációira és alapműveleteire, valamint a dokumentum részletes metaadataira és besorolására.

1. Rendszerinformációk és Alapműveletek

A felület felső részén a dokumentum automatikusan generált vagy fix rendszerszintű adatai találhatók:

• Archív szám: A dokumentum egyedi azonosítója a rendszerben (pl. 0000000262).
• Regisztrációs szám: A dokumentumhoz tartozó egyedi iktatási vagy regisztrációs szám.
• Nyilvántartásba vette: A dokumentumot rögzítő felhasználó neve (pl. Szabó Zsolt).
• Regisztráció dátuma: A rendszerbe való bekerülés pontos időpontja.
• Eredeti fájlnév: A feltöltött dokumentum eredeti neve (pl. print-64.pdf).
• Elektronikus: Jelzi, hogy a dokumentum tisztán elektronikus úton keletkezett-e (Igen/Nem).
• Küldő: A dokumentumot beküldő személy vagy partner e-mail címe.
• Műveletek gombok:
  • Megtekintés: A dokumentum tartalmának megnyitása és ellenőrzése.
  • Letöltés: Az eredeti fájl lementése a helyi számítógépre.
• Figyelmeztető üzenet: "Ennek a dokumentumnak több változata is van." – jelzi, ha verziókövetés történt a dokumentumnál, és linket biztosít a korábbi verziók megtekintéséhez.
• Megjegyzések gomb: Narancssárga gomb, amellyel belső megjegyzéseket vagy szöveges kiegészítéseket fűzhetünk a bizonylathoz.
• Mellékletek: Lehetőséget biztosít további fájlok csatolásához a dokumentumhoz (fájlválasztó gomb segítségével).

2. Részletes metaadatok és besorolás

A felület alsó részén találhatóak a dokumentum könyvelési, pénzügyi és szervezeti besorolásához szükséges mezők:

• Dokumentum dátuma: A bizonylaton szereplő eredeti keltezés dátuma.
• Érkezési dátum: Az a nap, amikor a dokumentum fizikailag vagy digitálisan beérkezett a céghez.
• Számlaszám / Proform szám: Amennyiben a dokumentum számla vagy díjbekérő, itt adható meg a bizonylatszám.
• Partner: Legördülő menü a partnercég kiválasztásához (pl. Carta Financial Kft.).
• Cégem: A saját vállalatcsoporton belüli érintett cég kiválasztása, amelyhez a dokumentum tartozik (pl. Compgate Kft.).
• Projekt: A dokumentum hozzárendelése egy adott belső projekthez.
• Típus: A dokumentum típusa (pl. Munkalap, számla, szerződés stb.).
• Kézbesítés: A beérkezés módja (pl. E-mail, Posta, Személyes).
• Irány: A dokumentum áramlási iránya (Bejövő vagy Kimenő).
• Tárolás: A fizikai vagy logikai tárolási hely meghatározása (pl. Office, Archívum).

Cégprofil kezelő felület leírása

Ez a felület a rendszeradminisztrátori adatok, a vállalati profilok, valamint a globális rendszerbeállítások (nyelv, időzóna, adatkezelés) testreszabására és kezelésére szolgál. A képernyő tartománya jól elkülöníthető funkcionális blokkokra oszlik.

1. Cégek kezelése

A felület felső, legnagyobb egységében a rendszerhez kapcsolt vállalatok és entitások listája található, amelyekhez hozzáféréssel vagy adminisztrációs jogosultsággal rendelkezik:

• Aktív cégek jegyzéke: A listában közvetlenül láthatóak az aktívan működő vállalatok (pl. CARTA Financial Kft., Compgate Kft., Demo company ltd, Teszt company).
• Archivált cégek: A már használaton kívüli vagy inaktívvá tett entitások mellett egy külön jelölés és egy láda/archívum ikon látható (pl. ( Archivált 🗑️ )), biztosítva a visszakereshetőséget, miközben elkülöníti őket az aktív folyamatoktól.
• Új cég hozzáadása gomb: A lista alján elhelyezkedő zöld + Új cég hozzáadása gombbal új vállalati profilt rögzíthetünk a rendszerbe.

2. Globális Rendszerbeállítások

A felület alsó szakaszában a felhasználói élményt és a technikai hátteret meghatározó alapértelmezett paraméterek állíthatóak be:

• Nyelv beállítása: Itt határozható meg a rendszer alapértelmezett nyelve (a mintán Magyar). A leírás alapján beállítható, hogy a felhasználók egyedileg eltérő nyelvet használhassanak, vagy mindenki egységesen a globális nyelven érje el a felületet.
• Időzóna: A rendszeridő és a naplózások pontos követése érdekében kiválasztható a helyi időzóna (pl. (GMT+01:00) Belgrade, Bratislava, Budapest, Ljubljana, Prague).
• Adat / Adatközpont: Itt rendelhető hozzá a rendszerhez a fizikai vagy felhőalapú tárhelyet biztosító adatközpont (pl. VSHosting - Csehország), amely a szerveroldali infrastruktúráért felel.

3. Módosítások véglegesítése

A felület jobb alsó sarkában található fix elhelyezkedésű zöld 💾 Mentés gomb szolgál a beállított adatok, nyelvi és infrastrukturális módosítások végleges elmentésére és élesítésére.

Egyedi domain és e-mail továbbítás beállítása felület leírása

Ez a felület a HelpforDesk rendszerhez tartozó egyedi levelezési címek, valamint a saját vagy vásárolt domain nevek (webes elérhetőségek) összekapcsolására és technikai ellenőrzésére szolgál. A beállítások biztosítják, hogy az ügyfelek a saját márkaneve alatt érhessék el a támogatási rendszert, és az e-mailek automatikusan beérkezzenek a helpdesk fiókba.

1. E-mail továbbítás és alapértelmezett cím

Az egyedi e-mail cím használatához be kell állítani egy e-mail aliast a saját szolgáltatójánál, amely a leveleket a rendszer központi címére irányítja:

• Alapértelmezett e-mail: Ebben a mezőben adható meg a használni kívánt saját céges e-mail cím (pl. iroda@mintadomaincim.hu).
• E-mail továbbítás: A rendszer pontosan jelzi az átirányítási szabályt. A saját e-mail szolgáltatójánál be kell állítani, hogy az ide érkező levelek automatikusan továbbításra kerüljenek a megadott HelpforDesk e-mail címre (pl. szzs-remote@helpfordesk.com).

2. Domain és aldomain beállítások

A felületen konfigurálható, hogy a HelpforDesk rendszer milyen webcímen keresztül legyen elérhető az ügyfelek és a munkatársak számára:

• Alap hozzáférési URL: A rendszer által biztosított alapértelmezett technikai elérhetőség (pl. https://szzs-remote@helpfordesk.com).
• Ingyenes aldomain: A kék 🌐 Adjon hozzá ingyenes alias aldomaint gomb segítségével további díjmentes aldomainek kapcsolhatóak a rendszerhez.
• Megvásárolt saját domain: Ha saját márkás elérést szeretne (pl. helpdesk.sajatdomain.com), itt adhatja meg a saját, már regisztrált domain nevét. Figyelem: Ez a funkció prémium kiegészítőhöz kötött, mely az "Irány a bolt" linken keresztül érhető el.

3. DNS rekordok és Domain ellenőrzés (CNAME és TXT)

Ahhoz, Egyedi domain használata esetén a domain szolgáltatója (pl. DotRoll, Tarhely.eu, stb.) DNS adminisztrációs felületén fel kell venni a rendszer által generált rekordokat az igazoláshoz:

A szolgáltatójánál az alábbi két rekordot szükséges rögzíteni (a felület két mintát is mutat a szolgáltatók eltérő logikája szerint):

4. Domain státusz és ellenőrzési folyamat

• Státusz kijelzés: Amíg a DNS beállítások nem lépnek életbe, a felületen a ❌ nincs megerősítve státusz látható.
• Időtartam: A domain ellenőrzési folyamat a globális DNS frissülések miatt akár 2 napig (48 óráig) is eltarthat.
• Automatikus ellenőrzés: A HelpforDesk rendszere a háttérben minden 10. percben automatikusan ellenőrzi a DNS rekordok állapotát 48 órán keresztül. Amennyiben a beállítások 48 óra elteltével sem válnak aktívvá, a folyamat sikertelenre vált, és a domain beállításokat újra ellenőrizni kell.

Rendszernyelvek beállítása felület leírása

Ez a felület a rendszerben elérhető és engedélyezett nyelvek kezelésére szolgál. Mivel a szoftver összesen 24 különböző nyelvet támogat, a beállítások lehetővé teszik, hogy a nemzetközi csapatok vagy a külföldi kollégák a saját anyanyelvükön, illetve az általuk preferált munkanyelven használhassák a programot. Ez nagyban megkönnyíti a belső kommunikációt és a napi munkavégzést.

1. Nyelvek engedélyezése és kezelése

A listában szereplő nyelvek mellett található jelölőnégyzetek (checkboxok) segítségével határozható meg, hogy mely nyelvek legyenek aktívak a felhasználók számára:

• Alapértelmezett / Kötelező nyelv: A Magyar nyelv mellett egy szürke, fixen bejelölt pipa látható. Ez jelzi, hogy a rendszer elsődleges nyelve nem kapcsolható ki, így az alapvető működési környezet és a bizonylatok nyelve mindig biztosított.
• Választható nyelvek aktiválása: A többi támogatott nyelv (pl. Angol, Német, Cseh, Spanyol, French, Italian, Román, Slovenian, Orosz, Korean stb.) a kék pipák ☑ segítségével szabadon ki- és bekapcsolható az aktuális szervezeti igényeknek megfelelően.
• Többnyelvű csapatok támogatása: Az itt engedélyezett nyelvek válnak elérhetővé a kollégák számára a saját felhasználói profiljukban. Ez azt jelenti, hogy a csapat tagjai egy időben, de a saját beállításaik szerint akár teljesen eltérő nyelvi felületen is dolgozhatnak ugyanabban a rendszerben.

2. Beállítások mentése

A nyelvi listán végzett módosítások érvényesítéséhez használja a képernyő jobb alsó sarkában található funkciógombot:

• Mentés gomb: A zöld 💾 Mentés gombra kattintva a rendszer azonnal frissíti az elérhető nyelvek listáját, és a kiválasztott nyelvek rögtön választhatóvá válnak a felhasználói profilokban.

Rendszer e-mail alias és Domain beállítások felület leírása

Ez a felület a HelpforDesk rendszerhez tartozó egyedi levelezési címek (e-mail aliasok) konfigurálására, valamint a saját vagy vásárolt domain nevek összekapcsolására és technikai hitelesítésére szolgál. A beállítások biztosítják, hogy az ügyfelek a vállalat saját márkaneve (white-label) alatt érhessék el a támogatási felületet, és a kiküldött vagy beérkező levelek zökkenőmentesen áramoljanak.

1. E-mail alias és továbbítási szabályok

Ahhoz, hogy a helpdesk rendszer a saját céges e-mail címét használja az ügyfelekkel való kommunikációban, be kell állítania egy átirányítást a saját levelezőszolgáltatójánál:

• Alapértelmezett e-mail: Ebben a beviteli mezőben adható meg a publikus, ügyfelek által ismert központi e-mail cím (pl. iroda@mintadomaincim.hu).
• E-mail továbbítási utasítás: A rendszer pontosan jelzi a szükséges logikai útvonalat. Saját tárhelyszolgáltatójánál (cPanel, Google Workspace, Microsoft 365 stb.) be kell állítania, hogy az ide érkező levelek automatikusan továbbítódjanak a rendszer belső címére:
  Kitől: iroda@mintadomaincim.hu ➔ Hova: szzs-remote@helpfordesk.com.

2. Webes elérhetőségek (URL konfiguráció)

A felület középső részén szabályozható, hogy a felhasználók és az ügyfelek milyen webcímen keresztül érjék el a helpdesk portált:

• Alap hozzáférési URL: A rendszer által generált, alapértelmezett technikai webcím (pl. https://szzs-remote.helpfordesk.com).
• Ingyenes aldomain: A kék 🌐 Adjon hozzá ingyenes alias aldomaint gomb segítségével további díjmentes helpfordesk.com-os aldomainek csatolhatóak a fiókhoz.
• Megvásárolt saját domain: Ha teljesen egyedi webcímet szeretne használni (pl. sajatdomain.com), itt adhatja meg a saját, már regisztrált domain nevét.
  Megjegyzés: Ez az opció nem ingyenes; használatához szükséges a "Custom domain" kiegészítő licenc megvásárlása az "Irány a bolt" linken keresztül.

3. DNS rekordok és igazolás (CNAME és TXT)

A saját domain hitelesítéséhez a domain szolgáltatójának (pl. DotRoll, Tarhely.eu stb.) DNS adminisztrációs felületén fel kell venni a rendszer által generált rekordokat. A felület két külön mintát is mutat, mivel az egyes szolgáltatók eltérő formátumban (pl. teljes hosztnévként vagy csak aldomainként) kérhetik a bejegyzéseket:

4. Domain státusz és automatikus ellenőrzési folyamat

• Aktuális státusz: Amíg a DNS módosítások nem terjednek el a globális hálózaton, a felület alján a ❌ nincs megerősítve figyelmeztetés látható.
• Időintervallum és ciklus: A domain ellenőrzési folyamat a DNS zónák frissülési ideje miatt akár 2 napig (48 óráig) is eltarthat.
• Háttérfolyamat: A HelpforDesk rendszere a háttérben minden 10. percben automatikusan lekérdezi a megadott rekordokat. Amennyiben a beállítások 48 óra elteltével sem válnak validálhatóvá, az ellenőrzési státusz véglegesen sikertelenre vált, és a folyamatot a DNS adatok ellenőrzése után újra kell indítani.

Testreszabás (Arculati elemek beállítása) felület leírása

Ez a felület lehetővé teszi a HelpforDesk rendszer vizuális testreszabását (white-labeling). Segítségével a vállalat saját logói tölthetők fel a belépési felületre, valamint a belső rendszerfejlécre, így az ügyfelek és a munkatársak egy teljesen egyedi, cégre szabott márkázott környezettel találkoznak.

1. Belépési felület logója (Login testreszabása)

A bejelentkezési képernyőn megjelenő nagyméretű arculati elem konfigurálása:

• Ajánlott méret: 860x180px.
• Feltöltés: A Choose File gombra kattintva választható ki a vállalati szélesvásznú logó.
• Alaphelyzetbe állítás: A „Logó alaphelyzetbe állítása” jelölőnégyzet bepipálásával a saját grafika eltávolítható, és visszaállítható a gyári HelpforDesk logó.

2. Rendszerfejléc logója (Belső munkaterület)

A szoftverbe történő belépés után, a bal felső sarokban (a navigáció és a profilnév mellett) látható kisméretű logó beállítása:

• Ajánlott méret: 425x90px. A felületen egy valós idejű előnézeti kép mutatja, hogyan fog mutatni a logó a kék fejlécben az értesítési ikonok és a felhasználónév (pl. Zsolt) mellett.
• Automatikus átméretezés: Ha a feltöltött kép nem pontosan ekkora, a rendszer automatikusan méretezi és optimalizálja a grafikát a 425x90 pixeles területre.
• Alaphelyzetbe állítás: Itt is elérhető a „Logó alaphelyzetbe állítása” opció a gyári arculat gyors visszaállításához.

3. Technikai feltételek és mentés

A sikeres és torzulásmentes feltöltés érdekében kérjük, vegye figyelembe az alábbi technikai paramétereket:

• Támogatott formátumok: Kizárólag JPG vagy PNG formátumú képek használhatók (ajánlott az átlátszó háttérrel rendelkező PNG a szebb illeszkedésért).
• Fájlméret korlátozás: A feltöltendő fájlok mérete egyenként nem haladhatja meg az 1 MB-ot.
• Beállítások véglegesítése: A módosítások elvégzése után a képernyő jobb alsó sarkában található zöld 💾 Mentés gombra kell kattintani. A változtatások a mentést követően azonnal érvénybe lépnek a teljes rendszerben.

Beállítások felület leírása

A Beállítások menüpont alatt a HelpforDesk rendszer globális konfigurációi, adminisztrációs moduljai és biztonsági paraméterei érhetőek el egyetlen átlátható, központi felületen. Az egyes beállítási kategóriák a sorok elején található kék ➕ (plusz) ikonra kattintva nyithatóak le.

Elérhető beállítási modulok

A felületen az alábbi funkcionális blokkok kezelhetőek:

• 🏢 Cégprofil kezelő: Az adminisztrátori adatok, a vállalati profil, valamint a hivatalos kontakt információk beállítására és szerkesztésére szolgál.
• 🌐 Egyedi hozzáférési URL: Lehetővé teszi az egyedi Domain elérés beállítását a rendszerhez. Az engedélyezéshez egy CNAME bejegyzés létrehozása szükséges a saját domainszolgáltatójánál.
• 🏳️ Nyelvek: Itt konfigurálhatóak és állíthatóak be a rendszerben globálisan engedélyezett és használható nyelvek.
• 📥 Kiegészítők: Új modulok, bővítmények és külső integrációk hozzáadása a HelpforDesk rendszer alapfunkcióihoz.
• 🛒 Rendelési előzmények: Az előfizetések és rendelések nyomon követésére, valamint a számlák megtekintésére, letöltésére és nyomtatására szolgáló felület.
• 📝 Testreszabás: A felület egyedi arculatának kialakítása. Itt tölthető fel a vállalat saját logója JPG vagy PNG formátumban, amely a belépési képernyőn fog megjelenni.
• 👥 Felhasználók: A HelpforDesk rendszerhez hozzáférő felhasználók, munkatársak, valamint a hozzájuk tartozó jogosultságok teljes körű kezelése.
• 🔒 Biztonság: Rendszerszintű biztonsági házirendek kezelése, beleértve a kötelező jelszavak hosszát, összetettségét és az IP-alapú hozzáférési korlátozásokat.

Navigációs főmenü és adminisztrációs modulok

Ez az oldalsó navigációs sáv biztosítja a gyors és közvetlen átjárást a rendszer különböző moduljai, valamint a globális adminisztrációs felületek között. A menüszerkezet logikusan különválasztja a mindennapi működéshez szükséges funkciókat és a mélyebb rendszerszintű konfigurációkat.

1. Fő navigációs elemek

A menü felső részében a leggyakrabban használt operatív és szervezeti beállítások kaptak helyet:

• ⬅ VISSZA: Segítségével azonnal visszatérhet az előzőleg megnyitott munkafelületre vagy az irányítópultra.
• 🔧 GYORS BEÁLLÍTÁSOK: Az aktuális modulhoz vagy a felhasználói környezethez kapcsolódó legfontosabb paraméterek gyors elérése.
• 👥 Felhasználók és Szerepkörök: A munkatársak hozzáféréseinek kezelése, valamint a jogosultsági szintek (szerepkörök) pontos kiosztása.
• 🏢 Osztályok és User Groups [Dev]: A szervezeti struktúra leképezése, egységek és fejlesztői felhasználói csoportok adminisztrációja.

2. Rendszerbeállítások és admin felületek

A menü alsóbb szekcióiban a HelpforDesk platform működését alapjaiban meghatározó modulok találhatóak:

• 🌐 Domain (URL) és Testreszabás: Az egyedi webes elérhetőség konfigurálása, valamint a vállalati arculat és logó beállításai.
• 🏢 Cégprofil kezelő és Pénznem beállítása: A hivatalos cégadatok karbantartása, valamint a könyveléshez és bizonylatoláshoz használt alapértelmezett valuta meghatározása.
• 📥 Kiegészítők és Rendelési előzmények: Új funkcionális bővítmények aktiválása, valamint a számlák és előfizetési ciklusok kezelése.
• 🔒 Biztonság: Jelszó-szabályzatok, kétlépcsős azonosítás (2FA) és IP-alapú hozzáférési korlátozások.
• ⚠️ Fiók felfüggesztése: A teljes ügyfélfiók vagy rendszerkörnyezet ideiglenes zárolására szolgáló kritikus funkció.

3. Alsó gyorselérési sáv

A menü legalján található kiemelt blokkok segítségével egyetlen kattintással válthat a globális nézetek között:

• 🎛 Gyors beállítás: A felület alapvető testreszabási és működési beállításainak elérése.
• ⚙ Rendszerbeállítások: A fő kategóriákat összefogó teljes, központi adminisztrációs felület megnyitása.