<- Viszza 

Iktatási napló – Szűrő

Az Iktatási napló modul első szakasza a kereső/szűrő, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy gyorsan megtalálják a kívánt iktatott tételeket különböző szempontok szerint.

Elérhető szűrési feltételek:

  • Irány
    Kiválasztható, hogy a keresés bejövő vagy kimenő irányú dokumentumokra vonatkozzon.

    • Bejövő: Külső fél által küldött dokumentumok.

    • Kimenő: A szervezet által kiadott dokumentumok.

  • Regisztráció időpontja
    Dátumtartomány alapján lehet szűrni, hogy a dokumentum mikor került regisztrálásra.

    • Formátum: ÉÉÉÉ.HH.NN -tól -ig

    • Ha csak a kezdő dátum van megadva, akkor attól az időponttól visszamenőleg az összes dokumentum látható.
Iktatási napló – Szűrő

Iktatási napló – Lista

A szűrés után a találatok egy táblázatos listában jelennek meg, ahol a felhasználó átláthatja az iktatott dokumentumokat.

Lista működése:

  • A találatok oldalanként jelennek meg, a lap alján lapozható formában.

  • A felhasználó kiválaszthatja, hogy hány bejegyzés jelenjen meg egy oldalon (pl. 10, 25, 50, 100).

  • A lista oszlopai rögzítettek, de a megjelenésük testreszabható.

Látható oszlopok gomb:

A lista tetején található „Látható oszlopok” gomb segítségével megadható, hogy mely oszlopok szerepeljenek:

  • A kiválasztott oszlopok beállítása csak a felhasználóra vonatkozik, és segíti az átláthatóságot.

  • A kijelölt oszlopok nem csak a képernyőn, hanem a nyomtatható dokumentumban (pl. PDF export) is megjelennek.

  • Ez a funkció különösen hasznos, ha csak bizonyos mezőket szeretnénk megosztani, nyomtatni vagy menteni.

Alapértelmezetten megjelenő oszlopok:

Oszlop neve Jelentése
Archív szám A dokumentum belső, egyedi azonosítója a rendszerben.
Regisztrációs szám Az iktatás hivatalos sorszáma.
Partner A küldő vagy fogadó fél neve.
Cégem A saját szervezet azon egysége, amelyhez az iktatás tartozik.
Projekt Ha projekt alapú, itt látható a hozzárendelés.
Típus A dokumentum típusa (pl. számla, szerződés, levél).
Irány Bejövő vagy kimenő.
Tárgy A dokumentum címe/rövid leírása.
Regisztráció dátuma Mikor történt a rögzítés.
Dokumentum dátuma A dokumentum létrehozásának dátuma.
Érkezési dátum A beérkezés időpontja (bejövő dokumentumnál).
Iktatási napló – Lista

🔍 Gyorsszűrő és rendezés

Minden listanézet tetején elérhető egy gyorsszűrő mező, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy gyorsan rákeressen egy adott kulcsszóra vagy kifejezésre. A szűrés azonnal történik, nincs szükség külön keresés gombra.

Emellett az oszlopfejlécekre kattintva lehetőség van rendezésre is:

  • A–Z: Növekvő sorrend (pl. név vagy dátum szerint előre).

  • Z–A: Csökkenő sorrend (pl. legújabb dátum vagy visszafelé név).

Ez segíti a felhasználót az adatok gyors áttekintésében, különösen akkor, ha nagy mennyiségű adat szerepel a listában.

Iktatási napló – Exportálás

Az iktatási napló listanézetének alján két gomb található, amelyek segítségével az éppen megjelenített lista kimenthető és nyomtatható:

📄 Nyomtatás PDF-be

  • A gombra kattintva a rendszer PDF formátumban készíti el a lista aktuális tartalmát.

  • A PDF dokumentum a kiválasztott (látható) oszlopokat tartalmazza.

  • Ideális nyomtatási célokra, vagy ha archiválni szeretnénk a lista állapotát adott időpontban.

  • A dokumentum letöltődik a böngészőn keresztül, vagy megnyílik új lapon (böngészőbeállítástól függően).

📊 Exportálás XLS-be

  • A funkció lehetővé teszi a lista Excel formátumba való exportálását (.xls vagy .xlsx).

  • Az exportált fájl szabadon szerkeszthető, továbbszűrhető, összesíthető.

  • Csak azok az oszlopok kerülnek bele, amelyek a „Látható oszlopok” beállításban ki vannak jelölve.

  • A fájl minden egyes sorban egy-egy iktatott bejegyzést tartalmaz, a fejléc pedig az oszlopneveket.
Iktatási napló – Exportálás

💡 Hasznos tipp

A „Látható oszlopok” beállítása nemcsak a képernyőn jeleníti meg a kiválasztott adatokat, hanem közvetlenül befolyásolja a PDF és Excel export tartalmát is.
Ha egyedi kimutatást szeretnél készíteni például csak Projekt és Tárgy mezőkkel, elég ezeket az oszlopokat megjeleníteni, majd exportálni – így elkerülhető a felesleges adatok utólagos törlése.