Iktatás lépésről lépésre

• 2.1 Gyors bevezetés

• 2.2 Iktatás lépésről lépésre

• 2.3 Kereses

  • 2.3.1 Keresés szűrőkkel

    (pl. dátum, partner, tárgy, státusz)

    • 2.3.1.1 Gyors keresés QR kóddal

  • 2.3.2 Keresés Eredmény

    • 2.3.2.1 Rendezése

  • 2.3.3 Eredmény Lista

    • 2.3.3.1 Műveletek

      • - Dokumentum előnézet

      • - Új feladat

      • - Dokumentum megtekintése

      • - Fanézet

      • - Szerkesztés

    • 2.3.3.2 Információ

• 2.4 Fa nézet

  • 2.4.1 Kapcsolódó dokumentumok

    • 2.4.1.1 Műveletek

      • - Dokumentum előnézet

      • - Új feladat

      • - Dokumentum megtekintése

      • - Fanézet

      • - Szerkesztés

  • 2.4.2 Információ

• 2.5 Iktatásra vár

  • 2.5.1 Iktatásra váró dokumentumok

  • 2.5.2 Műveleték

    • 2.5.2.1 Dokumentum Iktatása

    • 2.5.2.2 Dokumentum új verziójának iktatása

    • 2.5.2.3 Dokumentum cseréje

    • 2.5.2.4 Dokumentum előnézet

    • 2.5.2.5 Átnevezés

    • 2.5.2.6 Törlés

• 2.6 Iratok Feltöltése

  • 2.6.1 Alapértelmezett e-mail címre

  • 2.6.2 Egyedi e-mail címre

  • 2.6.3 Kézi feltöltés

  • 2.6.4 Privát iktatás

  • 2.6.5 Korábbi évek feltöltése

• 2.7 Címkék Nyomtatása

  • 2.7.1 Címke típusa

    • 2.7.1.1 Új címketípus hozzáadása

    • 2.7.1.2 Címketípus szerkesztése

  • 2.7.2 Nyomtatási beállítások

  • 2.7.3 Nyomtatási előnézet

    • 2.7.3.1 Címkék előnézete

    • 2.7.3.2 Címkék nyomtatása

  • 2.7.4 Nyomtatási előzmények

• 2.8 Számok Generálására

  • 2.8.1 Új üres sorok generálása importáláshoz

  • 2.8.2 Jelenleg generált számok

  • 2.8.3 Műveletek

    • - Év Zárása

    • - Év újranyitása

• 2.9 Iktatási napló

  • 2.9.1 Iktatási napló szűrő

  • 2.9.2 Iktatási napló lista

  • 2.9.3 Nyomtatás pdf-be

  • 2.9.4 Nyomtatás excelbe

• 2.10 Dokumentum selejtezés

  • 2.10.1 Archivált dokumentum napló

  • 2.10.2 Napló nyomtatása

• 2.11 Összefoglaló riportok

• 2.12 Feldolgozási szabályok

• 2.13 Admin - Iktatás

Iktatás lépésről lépésre

1. Dokumentum feltöltése

A dokumentumok feltöltése többféleképpen is történhet:

• E-mail alapú feltöltés:
  Minden ügyfélhez tartozik egy alias e-mail cím (pl. host azonosító@helpfordesk.hu), amelyet a rendszer indulásakor biztosítunk.
  Ez a cím később bármikor átnevezhető.
  Ha erre az e-mail címre továbbítanak egy e-mailt melléklettel, a csatolt dokumentum automatikusan bekerül az iktatási listába.

• Manuális feltöltés:
  A „Iktatás / Iratok feltöltése” menüponton keresztül a felhasználó kézzel is feltöltheti a dokumentumokat a rendszerbe.

2. Automatikus felismerés (OCR, matrica használata)

Ha a feltöltött dokumentum tartalmazza a rendszer által előzőleg kiadott Helpfordesk matricát (azonosító QR-kód vagy sorszám), akkor a rendszer automatikusan felismeri és beazonosítja a dokumentumot.

3. QR-kód használata

A dokumentumokhoz QR-kód is rendelhető, amely:

• gyorsabb visszakeresést tesz lehetővé,

• papír alapú dokumentumok esetén is biztosítja a digitális nyomon követhetőséget.

4. Cég- és partneradatok rögzítése

A dokumentumok iktatása előtt érdemes:

• a saját cégadatokat,

• a partnerlistát
  rögzíteni a rendszerben.

Ezután már a dokumentumok iktatása során egyszerűen választhatók ki a partnerek a listából.

5. Iktatás

A feltöltött dokumentumok ezután iktathatók, a rendszer automatikusan hozzárendeli:

• az iktatószámot,

• a partneradatokat,

• a kategóriát.

Tipp: Az automatikus feldolgozás és az e-mail alapú iktatás bevezetésével jelentősen csökkenthető a manuális adatbevitel — célszerű a munkatársaknak megosztani a dedikált iktatási e-mail címet.