A hitelesítés fontos része az információk biztonságának és a felhasználói adatok védelmének. A Helpfordesk rendszer átfogó hitelesítési megoldást kínál, amely többféle beviteli módot is képes kezelni.

Ez a rendszer lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy biztonságosan hozzáférjenek adataikhoz, biztosítva, hogy csak az arra jogosult személyek férhessenek hozzá.

Ezen túlmenően a Helpfordesk rendszer további funkciókat is kínál, mint például a biometrikus hitelesítés, a kéttényezős hitelesítés és az arcfelismerő technológia, amely extra biztonsági réteget biztosít a felhasználók számára.

Felhő alapú megoldásként a Helpfordesk számos funkcionalitást kínál az iktató folyamatok hatékony kezelésére. A vállalatok számára fontos, hogy a dokumentumokat többféle csatornán keresztül, például postán, e-mailen, faxon vagy hivatali kapun keresztül érkeznek, kezelni tudják. A Helpfordesk rugalmasan alkalmazkodik ezekhez a lehetőségekhez, és biztosít egy gyors adatbeviteli felületet, amely lehetővé teszi a dokumentumok érkeztetésének folyamatát. Az érkezett küldemény típusától függően az adatokat rögzíti, és az elektronikus csatornák esetén akár automatikusan is érkezteti a dokumentumokat.

Az iktató folyamat során a Helpfordesk minden dokumentumhoz egyedi érkeztetési sorszámot generál, így minden egyes dokumentum könnyen azonosítható és követhető. A postán érkező dokumentumok esetében a rendszer lehetőséget biztosít a postabontás regisztrálására, a címzési adatok tárolására, valamint a postai azonosítók (pl. ragszám, sürgősség, súly stb.) rögzítésére.

Az elektronikus úton érkező dokumentumok esetében a Helpfordesk szintén magas szintű támogatást nyújt az iktatási folyamatokhoz. A hivatali kapun vagy cégkapun érkező dokumentumok automatikusan iktathatók a szervezet igényei szerint. Az e-mailek esetében akár teljesen automatizált iktatás is lehetséges, különösen akkor, ha a Microsoft Outlook levelezőrendszert használják. Ebben az esetben az e-mailek érkeztetése és iktatása közvetlenül a levelezőrendszerből történhet.

A Helpfordesk felhő alapú iktató programja segít a vállalatoknak hatékonyan kezelni az érkező dokumentumokat és azok iktatását, függetlenül attól, hogy milyen csatornán érkeznek. Ezáltal lehetővé teszi a dokumentumok gyors feldolgozását, az azonosítást és nyomon követést, valamint az automatizált iktatási folyamatok bevezetését, ami jelentős idő- és erőforrás-megtakarítást eredményez a vállalatok számára.

A Helpfordesk felhő alapú szoftver megoldást nyújt az iktatási folyamatok hatékony kezelésére a vállalati iratkezelés területén. Az iktatás kiemelt fontossággal bír, mivel biztosítja, hogy a beérkezett és a vállalaton belül keletkező iratok könnyen megtalálhatóak legyenek, és a dokumentumok útja pontosan nyomon követhető legyen a vállalati jogosultsági és biztonsági előírásoknak megfelelően.

A Helpfordesk egységes adatbázisban kezeli a belső és külső forrásból származó, valamint az elektronikus és papír alapú iratokat. Emellett nyomon követi a különböző iratpéldányokat, például az eredeti, másolat, másodlat és digitális másolatokat. A rendszer lehetővé teszi a hierarchikus iktatási rendszer alkalmazását, amely fő- és alszámos iktatást tesz lehetővé. Továbbá lehetőség van témaszámos vagy ügytípusos iktatásra, így a dokumentumok külön-külön kapnak iktatási számot a témakörük alapján.

A Helpfordesk iktatási programja szabványos interfésszel rendelkezik, amely lehetővé teszi a szakrendszeri integrációkat. Ez lehetővé teszi, hogy a szakrendszerben keletkező dokumentumok, amelyeknek iktatása szükséges, automatikusan bekerüljenek az iratkezelő rendszerbe. Ez a funkció nagyban megkönnyíti a dokumentumok feldolgozását és az iktatási folyamatot, miközben biztosítja a szakrendszer és az iratkezelő rendszer közötti hatékony adatátvitelt.

A Helpfordesk felhő alapú szoftver segítségével a vállalatok hatékonyan és strukturáltan kezelhetik az iktatási folyamatokat, biztosítva az iratok könnyű megtalálhatóságát és a nyomon követésüket. A rendszer rugalmasan alkalmazkodik a vállalat igényeihez, lehetővé téve a testreszabott iktatási módszerek és a szakrendszeri integrációk bevezetését. Ezáltal a Helpfordesk segít optimalizálni az iktatási folyamatokat, növelve a hatékonyságot és csökkentve a hibalehetőségeket a vállalatok dokumentumkezelésében.