Elektronikus dokumentumkezelés

Dokumentumkezelés, iratkezelés, archiválás, munkafolyamat támogatás (workflow), elektronikus ügyintézés gyorsan és egyszerűen.

Helpfordesk felhő szoftver költség-hatékony megoldást ad kis, közepes, nagy méretű vállalkozásoknak, akár a több telephellyel rendelkezőknek is.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszerűnk egyaránt alkalmazhatók a papír és elektronikus formában készült, illetve érkezett dokumentumok feldolgozására.

Az e-mailek, faxok, levelek és mellékletek egyedi- vagy csoportmunkában való kezelése sem jelent gondot. Az elektronikus dokumentumkezelés számtalan területen támogatja a hatékony irodai munkát.

Rendszerűnk integrálható elterjedt vállalatirányítási rendszerekkel – mint az SAP, Navision, Baan,Kulcs-Soft -, vagy a CAD-szoftverekkel. Az elektronikus aláírás, optikai karakterfelismerés (OCR), űrlapfeldolgozás, vonalkódok, barkód kezelése vagy a SharePoint kapcsolat szintén megtalálható az Helpfordesk megoldás készletében.

Ha távol az irodától szüksége van egy dokumentumra? Nem gond, az Helpfordesk okos telefonra és táblagépekre optimalizált felhasználói felülete egy pillanat alatt elérhetővé teszi a szükséges dokumentumot.

Az Helpfordesk Digital iratkezelő termékek teljes körűen kielégítik a közfeladat ellátó intézmények részére a 24/2006 BM-IHM-NKÖM, illetve az ezt kiváltó 27/2014 KIM rendeletben előírt követelményeket.

Az Helpfordesk rendszer szerves része a csoportmunka, valamint az üzleti folyamatok szervezése és felügyelet támogató workflow modul. A tervezést átlátható grafikus felület segíti. A workflow modul segítségével a futó ügyek, munkafolyamatok állapota, a kihasználtság és az egyes munkahelyek terhelése egy kattintással áttekinthető.

Az Helpfordesk dokumentumkezelő és archiváló rendszer segítségével a dokumentumok a törvényi előírásoknak és formai követelményeknek megfelelően archiválhatóak.

Rendszerbevezetéskor teljes körű szolgáltatást nyújtunk, szolgáltatásaink kiterjednek az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos tanácsadásra, a specifikus igények felmérésére és megvalósítására, munkafolyamatok (workflow) kialakítására és az egyéb (például vállalatirányítási) rendszerekkel való integrációra, valamint az oktatásra és természetesen az ügyféltámogatásra.

Az elektronikus dokumentumkezelő megoldások számos előnyt és megtakarítást kínálnak a vállalkozásoknak. Ezek az innovatív technológiák lehetővé teszik a papíralapú dokumentumok digitalizálását és hatékony kezelését.

Az egyik fő előny az idő– és költségmegtakarítás. Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy a vállalkozások gyorsan és könnyedén hozzáférjenek a digitális dokumentumokhoz, így nem kell időt pazarolniuk a fizikai fájlok keresésére vagy rendezésére. Ezáltal növelhetik a munkavégzés hatékonyságát, és csökkenthetik az adminisztrációs feladatokkal töltött időt.

Ezenkívül az elektronikus dokumentumkezelés segítségével csökkenthetők a nyomtatási költségek is. A papír alapú dokumentumok nyomtatása, másolása és tárolása jelentős kiadást jelenthet egy vállalkozás számára. Az elektronikus formátumban történő tárolás és megosztás lehetősége pedig minimalizálja ezeket a költségeket.

Emellett az elektronikus dokumentumkezelés növeli az adatbiztonságot is. A digitális dokumentumok könnyen védhetők jelszóval vagy más biztonsági intézkedésekkel, így csak az engedélyezett felhasználók férhetnek hozzájuk. Ezenkívül a dokumentumok biztonsági mentése és helyreállítása is egyszerűbb és megbízhatóbb az elektronikus formátumban.

Az elektronikus dokumentumkezelés tehát jelentős előnyöket nyújt a vállalkozásoknak, beleértve az idő- és költségmegtakarítást, az adatbiztonságot és a munkavégzés hatékonyságának növelését. Az ilyen megoldások alkalmazása segíthet a vállalkozásoknak versenyelőnyt szerezni és jobban kihasználni erőforrásaikat.