Iratkezelési audit, Iratkezelési szabályzat

Az iratkezelési audit lényege az iratkezelési folyamatok és rendszerek átfogó felülvizsgálata, annak érdekében, hogy értékelje azok hatékonyságát, megfelelőségét és kockázatait. Az audit során az alábbi lényeges elemeket vizsgáljuk:

1. Célkitűzések és hatáskör meghatározása: Az audit előtt fontos az audit céljainak, terjedelmének és hatáskörének meghatározása. Ez magában foglalja a vizsgálati területek, a vizsgált időszak, valamint az audit során alkalmazott módszerek meghatározását.
2. Információgyűjtés: Az audit során szükséges információk begyűjtése, például iratkezelési politikák, eljárások, dokumentációk, iratminták és releváns iratok elemzése. Intervjúk készítése és a szervezet iratkezelési rendszerének dokumentációja is szükséges lehet.
3. Elemzés: Az összegyűjtött információk elemzése és értékelése az iratkezelési folyamatok hatékonyságának, megfelelőségének és kockázatainak megállapítása érdekében. Az elemzés során az iratok létrehozásától kezdve azok tárolásáig és megsemmisítéséig minden lényeges szempontot figyelembe kell venni.
4. Hiányosságok és kockázatok azonosítása: Az audit eredményeként azonosítani kell az iratkezelési folyamatokban jelentkező hiányosságokat, hibákat és kockázatokat. Ez lehetővé teszi a szervezet számára, hogy pontosan megértsék, mely területeken van szükség javításra.
5. Javaslatok és intézkedések kidolgozása: Az audit eredményeinek alapján javaslatokat és intézkedéseket kell kidolgozni a folyamatok javítására és a kockázatok csökkentésére. Ezek lehetnek új iratkezelési politikák kidolgozása, eljárások módosítása, alkalmazottak képzése vagy technológiai fejlesztések bevezetése.
6. Jelentés készítése: Az audit eredményeiről és a javasolt intézkedésekről részletes jelentés készítése, amely tartalmazza a felfedezett hiányosságokat, kockázatokat és a javítási javaslatokat. A jelentésnek átfogónak, világosnak és érthetőnek kell lennie, hogy segítse a szervezetet a fejlesztések bevezetésében.
7. Felelős személyek kijelölése: Az audit eredményeinek végrehajtásáért és a javasolt intézkedések bevezetéséért felelős személyek kijelölése. Ez biztosítja, hogy az audit eredményei valóban megvalósuljanak és a javasolt változtatások bevezetésre kerüljenek.

• Az iratkezelési folyamatok hatékonyságának javítása.
• A kockázatok és hibák azonosítása és minimalizálása.
• A megfelelőség biztosítása a jogszabályi és szabályozási követelményekkel.
• Az iratkezelési politikák és eljárások javítása és harmonizálása.
• Az információk könnyebb hozzáférhetősége és megosztása.
• Az iratok biztonságának és védelmének növelése.

Az iratkezelési audit tehát alapvető fontosságú a szervezetek számára annak biztosítása érdekében, hogy az iratkezelési folyamatok hatékonyak legyenek, megfeleljenek a jogszabályoknak, és minimalizálják a kockázatokat.

Az iratkezelési audit egy olyan folyamat, amelynek célja a szervezet iratkezelési gyakorlatainak értékelése, az esetleges hiányosságok és kockázatok azonosítása, valamint a javítási lehetőségek meghatározása.

Az audit segítséget nyújt a szervezet számára az iratok hatékonyabb kezelésének és az iratkezelési rendszer fejlesztésének érdekében.

• 27/2014. KIM rendelet – a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről
• 83/2012. (IV.1.) Korm. rendelet – a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról
• 2009. évi CLV. törvény – a minősített adat védelméről
• 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet – az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról. (Hatályos a 2013. január 1-gyel  keletkezett önkormányzati iratanyag vonatkozásában!)
• 2004. évi CXL. törvény – a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól
• 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló
• 13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól
• a többször módosított 1995. évi LXVI. – a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről
• a többször módosított 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet – a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről
• 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasítás az Iratkezelési Szabályzatról *

Az iratkezelési szabályzat kulcsfontosságú dokumentum egy szervezet számára, amely meghatározza az iratkezelési folyamatokat, eljárásokat és irányelveket. Az alábbiakban bemutatok néhány fontos okot, hogy miért van szükség egy ilyen szabályzatra:

1. Rendszeresség és következetesség biztosítása: Az iratkezelési szabályzat segít a szervezetnek egységes és következetes iratkezelési gyakorlatokat kialakítani és fenntartani. Ez rendszert teremt az iratok létrehozása, rendezése, tárolása és megsemmisítése terén, ami hozzájárul az információk hatékony kezeléséhez.
2. Megfelelőség biztosítása: Az iratkezelési szabályzat segít a szervezetnek megfelelni a jogszabályoknak, szabályozásoknak és iparági előírásoknak, amelyek vonatkoznak az iratkezelésre. Ez magában foglalhatja az adatvédelmi, biztonsági, archiválási vagy megőrzési követelményeket. A szabályzat segít az iratkezelési folyamatok jogi és szabályozási követelményeknek való megfelelésének dokumentálásában.
3. Kockázatcsökkentés: Az iratkezelési szabályzat segít az információvesztés, jogi viták, adatvédelmi incidensek vagy adathozzáférési problémák kockázatának csökkentésében. Az áttekinthető és jól definiált szabályok segítenek minimalizálni a hibák lehetőségét és elősegítik az iratok biztonságos kezelését.
4. Hatékony információkezelés: Az iratkezelési szabályzat segítséget nyújt a hatékony információkezelés kialakításában és támogatja az iratok hatékonyabb tárolását, keresését és megosztását. A megfelelő iratkezelési eljárások lehetővé teszik, hogy a szervezet munkatársai könnyen megtalálják és hozzáférjenek az számukra szükséges információkhoz, ami növeli a termelékenységet és hatékonyságot.
5. Felelősség és elszámoltathatóság: Az iratkezelési szabályzat meghatározza az iratkezeléssel kapcsolatos felelősségi köröket és eljárásokat a szervezetben. Ez segít az információkhoz való hozzáférés és az iratok kezelése terén az elszámoltathatóság biztosításában. A szabályzat megállapítja, hogy ki a felelős az iratkezelési tevékenységekért, és hogyan kell eljárni az esetleges problémák vagy incidensek esetén.

Az iratkezelési szabályzat tehát egy olyan eszköz, amely elősegíti az iratkezelés hatékonyságát, megfelelőségét és kockázatkezelését egy szervezetben. Segít az információk rendezett, biztonságos és könnyen hozzáférhető módon történő kezelésében, ami kulcsfontosságú a szervezeti siker szempontjából.

Tegye naprakészen dokumentumait iratkezelés audit és szabályozási szolgáltatás segítségével. Segítünk azonosítani és kiküszöbölni a dokumentumkezelési struktúra hiányosságait, így biztosítjuk a jobb megfelelést és a jobb folyamatokat. Tapasztalt csapatunk készen áll arra, hogy segítsen Önnek a legjobb irányelvek kidolgozásában