szabadságkezelő
Iratkezelési Audit, Iratkezelés szabályzat készítése2023-06-05T21:09:58+02:00

Iratkezelési audit, Iratkezelési szabályzat

Iratkezelési Audit

Az iratkezelési audit lényege az iratkezelési folyamatok és rendszerek átfogó felülvizsgálata, annak érdekében, hogy értékelje azok hatékonyságát, megfelelőségét és kockázatait. Az audit során az alábbi lényeges elemeket vizsgáljuk:

Mi történik az iratkezelési audit során?

Az Audit során különös figyelmet fordítunk az alábbi kérdésekre:

  1. Célkitűzések és hatáskör meghatározása: Az audit előtt fontos az audit céljainak, terjedelmének és hatáskörének meghatározása. Ez magában foglalja a vizsgálati területek, a vizsgált időszak, valamint az audit során alkalmazott módszerek meghatározását.
  2. Információgyűjtés: Az audit során szükséges információk begyűjtése, például iratkezelési politikák, eljárások, dokumentációk, iratminták és releváns iratok elemzése. Intervjúk készítése és a szervezet iratkezelési rendszerének dokumentációja is szükséges lehet.
  3. Elemzés: Az összegyűjtött információk elemzése és értékelése az iratkezelési folyamatok hatékonyságának, megfelelőségének és kockázatainak megállapítása érdekében. Az elemzés során az iratok létrehozásától kezdve azok tárolásáig és megsemmisítéséig minden lényeges szempontot figyelembe kell venni.
  4. Hiányosságok és kockázatok azonosítása: Az audit eredményeként azonosítani kell az iratkezelési folyamatokban jelentkező hiányosságokat, hibákat és kockázatokat. Ez lehetővé teszi a szervezet számára, hogy pontosan megértsék, mely területeken van szükség javításra.
  5. Javaslatok és intézkedések kidolgozása: Az audit eredményeinek alapján javaslatokat és intézkedéseket kell kidolgozni a folyamatok javítására és a kockázatok csökkentésére. Ezek lehetnek új iratkezelési politikák kidolgozása, eljárások módosítása, alkalmazottak képzése vagy technológiai fejlesztések bevezetése.
  6. Jelentés készítése: Az audit eredményeiről és a javasolt intézkedésekről részletes jelentés készítése, amely tartalmazza a felfedezett hiányosságokat, kockázatokat és a javítási javaslatokat. A jelentésnek átfogónak, világosnak és érthetőnek kell lennie, hogy segítse a szervezetet a fejlesztések bevezetésében.
  7. Felelős személyek kijelölése: Az audit eredményeinek végrehajtásáért és a javasolt intézkedések bevezetéséért felelős személyek kijelölése. Ez biztosítja, hogy az audit eredményei valóban megvalósuljanak és a javasolt változtatások bevezetésre kerüljenek.

Az audit előnyei.

Az iratkezelési audit számos előnyt nyújthat egy szervezet számára, mint például:

  • Az iratkezelési folyamatok hatékonyságának javítása.
  • A kockázatok és hibák azonosítása és minimalizálása.
  • A megfelelőség biztosítása a jogszabályi és szabályozási követelményekkel.
  • Az iratkezelési politikák és eljárások javítása és harmonizálása.
  • Az információk könnyebb hozzáférhetősége és megosztása.
  • Az iratok biztonságának és védelmének növelése.

Az iratkezelési audit tehát alapvető fontosságú a szervezetek számára annak biztosítása érdekében, hogy az iratkezelési folyamatok hatékonyak legyenek, megfeleljenek a jogszabályoknak, és minimalizálják a kockázatokat.

Az iratkezelési audit egy olyan folyamat, amelynek célja a szervezet iratkezelési gyakorlatainak értékelése, az esetleges hiányosságok és kockázatok azonosítása, valamint a javítási lehetőségek meghatározása.

Az audit segítséget nyújt a szervezet számára az iratok hatékonyabb kezelésének és az iratkezelési rendszer fejlesztésének érdekében.

Az iratkezelésre (iktatásra, ügyiratkezelésre) vonatkozó hatályos

Iratkezelési szabályzat

Miért van szükség iratkezelési szabályzatra

Az iratkezelési szabályzat kulcsfontosságú dokumentum egy szervezet számára, amely meghatározza az iratkezelési folyamatokat, eljárásokat és irányelveket. Az alábbiakban bemutatok néhány fontos okot, hogy miért van szükség egy ilyen szabályzatra:

  1. Rendszeresség és következetesség biztosítása: Az iratkezelési szabályzat segít a szervezetnek egységes és következetes iratkezelési gyakorlatokat kialakítani és fenntartani. Ez rendszert teremt az iratok létrehozása, rendezése, tárolása és megsemmisítése terén, ami hozzájárul az információk hatékony kezeléséhez.
  2. Megfelelőség biztosítása: Az iratkezelési szabályzat segít a szervezetnek megfelelni a jogszabályoknak, szabályozásoknak és iparági előírásoknak, amelyek vonatkoznak az iratkezelésre. Ez magában foglalhatja az adatvédelmi, biztonsági, archiválási vagy megőrzési követelményeket. A szabályzat segít az iratkezelési folyamatok jogi és szabályozási követelményeknek való megfelelésének dokumentálásában.
  3. Kockázatcsökkentés: Az iratkezelési szabályzat segít az információvesztés, jogi viták, adatvédelmi incidensek vagy adathozzáférési problémák kockázatának csökkentésében. Az áttekinthető és jól definiált szabályok segítenek minimalizálni a hibák lehetőségét és elősegítik az iratok biztonságos kezelését.
  4. Hatékony információkezelés: Az iratkezelési szabályzat segítséget nyújt a hatékony információkezelés kialakításában és támogatja az iratok hatékonyabb tárolását, keresését és megosztását. A megfelelő iratkezelési eljárások lehetővé teszik, hogy a szervezet munkatársai könnyen megtalálják és hozzáférjenek az számukra szükséges információkhoz, ami növeli a termelékenységet és hatékonyságot.
  5. Felelősség és elszámoltathatóság: Az iratkezelési szabályzat meghatározza az iratkezeléssel kapcsolatos felelősségi köröket és eljárásokat a szervezetben. Ez segít az információkhoz való hozzáférés és az iratok kezelése terén az elszámoltathatóság biztosításában. A szabályzat megállapítja, hogy ki a felelős az iratkezelési tevékenységekért, és hogyan kell eljárni az esetleges problémák vagy incidensek esetén.

Az iratkezelési szabályzat tehát egy olyan eszköz, amely elősegíti az iratkezelés hatékonyságát, megfelelőségét és kockázatkezelését egy szervezetben. Segít az információk rendezett, biztonságos és könnyen hozzáférhető módon történő kezelésében, ami kulcsfontosságú a szervezeti siker szempontjából.

Iratkezelés szabályzat készítése

Iratkezelés

Leírás

Iratrendezés Az iratok rendezett tárolása és elérhetőségük biztosítása
Iratbértárolás Az iratok hosszabb távú tárolása és megőrzése
Elektronikus archiválás Az iratok elektronikus formában történő archiválása és kezelése
Iratselejtezés A feleslegessé vált iratok selejtezése és megsemmisítése
Levéltári átadás Az iratok átadása a levéltárnak hosszabb távú megőrzés céljából
Iratmegsemmisítés Az iratok biztonságos megsemmisítése adatainak védelme érdekében
Postakezelési szolgáltatások Az iratok postai kezelése és kézbesítése
Kihelyezett szolgáltatások Az iratok kihelyezett kezelése és tárolása egyéb helyszíneken
Iratgyűjtő konténer kihelyezése Az iratok gyűjtőkonténerbe történő elhelyezése és kezelése
Adatkezelés Az iratokhoz kapcsolódó adatok kezelése és védelme
Irattár Az iratok hosszabb távú tárolóhelye
Iratreklamáció Az iratokkal kapcsolatos reklamációk kezelése és megoldása
Adatmentés Az iratok és az ahhoz kapcsolódó adatok biztonsági mentése
Dokumentumtárolás Az iratok elektronikus vagy fizikai formában történő tárolása
Irattárolás Az iratok rövid vagy középtávú tárolása és rendszerezése
Iratkezelés átvilágítása Az iratkezelési folyamatok és gyakorlatok felülvizsgálata és javítása
iratkezelési audit lényege az iratkezelési folyamatok és rendszerek átfogó felülvizsgálata

Tegye naprakészen dokumentumait iratkezelés audit és szabályozási szolgáltatás segítségével. Segítünk azonosítani és kiküszöbölni a dokumentumkezelési struktúra hiányosságait, így biztosítjuk a jobb megfelelést és a jobb folyamatokat. Tapasztalt csapatunk készen áll arra, hogy segítsen Önnek a legjobb irányelvek kidolgozásában

Go to Top