A Helpfordesk egy bejövő számla iktató program, amelynek számlakezelő funkciói a következők lehetnek:
- Számlák fogadása: A program lehetőséget biztosít a bejövő számlák fogadására különböző formátumokban, például PDF, Word vagy Excel fájlok formájában. A program automatikusan beolvassa és feldolgozza ezeket a számlákat.
- Adatok rögzítése: A Helpfordesk lehetővé teszi a számlákhoz kapcsolódó adatok rögzítését, például a számlaszámot, a kiállító nevét, a fizetési határidőt stb. Ezek az adatok segítenek a későbbi keresésekben és a számlák nyomon követésében.
- Automatikus adatfelismerés: A szoftver felismeri a fontos adatokat a számlákon, mint például az összeg, a dátum vagy a vevő neve. Ez segít automatizálni a számlakezelési folyamatot és csökkenti az emberi beavatkozás szükségességét.
- Adatmentés és archiválás: A program lehetőséget biztosít a számlák elektronikus mentésére és archiválására. Ez megkönnyíti a későbbi hozzáférést és az esetleges jogi vagy könyvelési követelményeknek való megfelelést.
- Keresés és jelentéskészítés: A Helpfordesk lehetővé teszi a számlák keresését különböző szempontok szerint, például számlaszám, dátum vagy kiállító alapján. Emellett jelentéseket is készíthet a számlakezelési folyamatról, például a kifizetetlen számlák listájáról vagy a kiadások összesítéséről.
- Automatikus értesítések: A program értesítéseket küldhet a kifizetési határidő közeledtével vagy a kifizetett számlák jóváhagyásával kapcsolatban. Ez segít az időben történő fizetések biztosításában és a határidők betartásában.
Papíralapú és e-számlák kezelése egyetlen felületen
Számlakezelő rendszerünk támogatja a papíralapú és az e-számlák egyazon felületen történő kezelését. Míg a papíralapú számlák esetében a számla metadatainak rögzítése mellett a számlát is digitalizálni kell, addig az elektronikus számlák esetén ez szükségtelen. Az e-számlák esetében a nyilvántartásba vétel mellett a dokumentum hitelességének ellenőrzését is el kell végezni, vagyis megvizsgálni az azon szereplő elektronikus aláírást és időbélyeget
Biztonságos számlakezelés NAV kapcsolattal
Számlakezelő rendszerünk az integrált NAV kapcsolatnak köszönhetően képes automatikusan kitölteni azon számlaadatokat, amelyek az adóhatóság rendszerében rendelkezésre állnak. A számlakép rögzítésekor egy egyszerű kereséssel (pl. számla sorszáma alapján) meghívhatók a NAV adatok, amelyek aztán átemelhetők a számlakezelő rendszerbe. Ez az adatrögzítés kiküszöböli a hibalehetőségeket és sokkal gyorsabb, hiszen nincs szükség gépelésre. A NAV adatkapcsolatnak köszönhetően nem csak a számla sorszáma alapján kereshet az adóhivatali adatbázisában, hanem böngészhet pl. a partner nevére, adószámára vagy egy meghatározott időszakra, stb. mutatva is.
Automatizált számlajóváhagyás workflow-val
A számlakezelő rendszer a beérkező számla szkennelt másolatát használja a jóváhagyási folyamathoz, így az eredeti számla rögtön a pénzügyre kerülhet archiválásra. A számlaigazoltatás pontosan nyomon követhető: a számlanyilvántartó rendszerben rögzíthető, hogy egy adott számla esetében kik a jóváhagyók, milyen határidővel kell dolgozniuk, és az is látható, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a jóváhagyás folyamatát.
Egységes vagy egyedi fejlesztésű számlatár kialakítása
A számlákhoz rögzített egyedi, irattípusra jellemző metaadatok lehetővé teszik ún. egységes vagy egyedi számlatár kialakítását. Nagy előnye abban rejlik, hogy a speciális adatmezők utat engednek tematikus listák, riportok (egy adott szállítóhoz tartozó összes számla lekérdezése, vagy a lejárt fizetési határidejű számlák listázása) előállítására, és Excel formátumban történő exportálásra a számlakezelő rendszerből.
Integráció pénzügyi, gazdálkodási, ERP rendszerekkel
A Helpfordesk számlakezelő szoftvere integrálható a szervezetnél használt pénzügyi, gazdálkodási, könyvelési és vállalatirányítási rendszerekkel, így egy- vagy kétirányú adatkapcsolat valósulhat meg, elkerülve a kettős adatrögzítést és az adatbázis redundanciát. Az egyik rendszerben bevitt adatok (számla képe, metaadatok) automatikusan lehívhatók a másikból, de beállításoktól függően lehetőség van adatlekérdezésre és partner szinkronizálásra is
Számlához kapcsolódó dokumentumok elérése
Egy számlához többféle irat is kapcsolódhat, akár szerződés, teljesítési igazolás, szállítólevél stb. A hatékony munkavégzés érdekében ezek összekapcsolása és egy helyen történő tárolása gyakori ügyféligény. Ezen logikai iratkapcsolatok a számlakezelő rendszer számlatárában feltüntethetők, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egyetlen felületről elérhető.
Bízza a legfontosabb dokumentumait szerződéskezelő rendszerünkre!
Szerződésnyilvántartó szoftverünk segítségével a szerződések teljes életciklusát kezelheti. Egyedi adatmezők a visszakereshetőségért, egyedi fejlesztésű szerződéstárak a tematikus listák, riportok készítéséért, automatikus figyelmeztetések a szerződések lejártáról, automatizált szerződésjóváhagyás és szerződésvéleményezés a kontrollált folyamatokért!