A dokumentumok selejtezése egy fontos feladat a hatékony iratkezelésben.
Automatizált folyamatok a dokumentumok selejtezésében!
Ahhoz, hogy megőrizze a vállalkozása számára szükséges dokumentumokat, fontos tudnia, hogy milyen ideig kell tárolni azokat.
A Helpfordesk dokumentum kezelő rendszer automatizált folyamata, amely lehetővé teszi a dokumentumok selejtezésének automatikus végrehajtását és az ehhez kapcsolódó jegyzőkönyv elkészítését.
A program segítségével könnyedén beállíthatja az egyes dokumentumtípusok tárolási idejét, és amikor az adott időszak lejár, a Helpfordesk automatikusan értesíti Önt a dokumentumok selejtezésének szükségességéről. Ez a funkcionalitás biztosítja, hogy mindig naprakész legyen az irattári teendőkkel kapcsolatban.
Amikor a dokumentumok selejtezése megtörténik, a Helpfordesk automatikusan elkészít egy jegyzőkönyvet, amely tartalmazza a kiválasztott dokumentumok nevét, típusát és azok tárolási időpontját. Ez a jegyzőkönyv nemcsak segít a dokumentumok áttekintésében és nyomon követésében, hanem fontos nyomtatvány is lehet, amelyet cégen belül vagy külső szabályozókkal szembeni bizonyítékként is használhatnak.
Az automatizált folyamatok megkönnyítik az iratkezelést és minimalizálják az emberi hibák lehetőségét. A Helpfordesk által nyújtott automatikus emlékeztetések és jegyzőkönyv funkciók segítenek abban, hogy a vállalkozás hatékonyan kezelje a dokumentumok tárolását és selejtezését.
Az iratok megőrzési ideje fontos szabályozások alapján van meghatározva. Az adott jogszabályoknak megfelelően bizonyos típusú dokumentumoknak meghatározott ideig kell megőrizniük érvényességüket. Azonban nem minden dokumentumnak van örökös élettartama, ezért a selejtezés elengedhetetlen része az irattár rendszeres karbantartásának.
A Helpfordesk segítségével könnyedén nyomon követheti az összes fontos információt a dokumentumairól, beleértve az aktuális tárolási időt is. Ezzel biztosítva van, hogy mindig naprakész legyen arról, hogy mit kell tárolnia és meddig.
Példák a dokumentumtípusokra és az átlagosan ajánlott tárolási időre:
- Pénzügyi dokumentumok: Ilyenek lehetnek például bankszámla kivonatok, adóbevallások vagy pénzügyi kimutatások. Általában javasolt ezeket 5-7 évig megőrizni.
- Jogilag releváns dokumentumok: Ide tartoznak a szerződések, bírósági ítéletek vagy jogi nyilatkozatok. Ezeket általában 10 évig kell tárolni.
- Személyes adatvédelmi dokumentumok: Ilyenek lehetnek például alkalmazotti nyilvántartás vagy ügyfélkapcsolati adatok. Ezeket általában 5 évig kell megőrizni.
Fontos azonban megjegyezni, hogy ezek csak általános irányelvek, és mindig érdemes konzultálni egy jogi szakemberrel vagy könyvelővel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a te vállalkozásodra vonatkozóan milyen tárolási időtartamok érvényesek.
A dokumentumok selejtezése segít rendet teremteni az irattárakban és optimalizálni az információkezelést. Ne feledje azonban, hogy bizonyos dokumentumoknak hosszabb ideig kell megmaradniuk jogi vagy szabályozói követelmények miatt.
A Helpfordesk használata egyszerű és hatékony módot kínál arra, hogy rendben tartsa az irattárat és mindig betartsa az iratok megőrzési idejét.
További hasznos cikkekért látogasson el az selejtezése témakörben!
További hasznos cikkekért látogasson el az selejtezése témakörben!
2023 július 25
Friss hírek
