Iratkezel\u00e9si audit, Iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat<\/h1><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>Iratkezel\u00e9si Audit<\/h2><\/div>Az iratkezel\u00e9si audit l\u00e9nyege az iratkezel\u00e9si folyamatok \u00e9s rendszerek \u00e1tfog\u00f3 fel\u00fclvizsg\u00e1lata, annak \u00e9rdek\u00e9ben, hogy \u00e9rt\u00e9kelje azok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1t, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s kock\u00e1zatait. Az audit sor\u00e1n az al\u00e1bbi l\u00e9nyeges elemeket vizsg\u00e1ljuk:<\/p>\n<\/div>
Mi t\u00f6rt\u00e9nik az iratkezel\u00e9si audit sor\u00e1n?<\/h3><\/div>Az Audit sor\u00e1n k\u00fcl\u00f6n\u00f6s figyelmet ford\u00edtunk az al\u00e1bbi k\u00e9rd\u00e9sekre:<\/h4><\/div>\n- C\u00e9lkit\u0171z\u00e9sek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r meghat\u00e1roz\u00e1sa: Az audit el\u0151tt fontos az audit c\u00e9ljainak, terjedelm\u00e9nek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r\u00e9nek meghat\u00e1roz\u00e1sa. Ez mag\u00e1ban foglalja a vizsg\u00e1lati ter\u00fcletek, a vizsg\u00e1lt id\u0151szak, valamint az audit sor\u00e1n alkalmazott m\u00f3dszerek meghat\u00e1roz\u00e1s\u00e1t.<\/li>\n
- Inform\u00e1ci\u00f3gy\u0171jt\u00e9s: Az audit sor\u00e1n sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3k begy\u0171jt\u00e9se, p\u00e9ld\u00e1ul iratkezel\u00e9si politik\u00e1k, elj\u00e1r\u00e1sok, dokument\u00e1ci\u00f3k, iratmint\u00e1k \u00e9s relev\u00e1ns iratok elemz\u00e9se. Intervj\u00fak k\u00e9sz\u00edt\u00e9se \u00e9s a szervezet iratkezel\u00e9si rendszer\u00e9nek dokument\u00e1ci\u00f3ja is sz\u00fcks\u00e9ges lehet.<\/li>\n
- Elemz\u00e9s: Az \u00f6sszegy\u0171jt\u00f6tt inform\u00e1ci\u00f3k elemz\u00e9se \u00e9s \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9nek \u00e9s kock\u00e1zatainak meg\u00e1llap\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben. Az elemz\u00e9s sor\u00e1n az iratok l\u00e9trehoz\u00e1s\u00e1t\u00f3l kezdve azok t\u00e1rol\u00e1s\u00e1ig \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9s\u00e9ig minden l\u00e9nyeges szempontot figyelembe kell venni.<\/li>\n
- Hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyek\u00e9nt azonos\u00edtani kell az iratkezel\u00e9si folyamatokban jelentkez\u0151 hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, hib\u00e1kat \u00e9s kock\u00e1zatokat. Ez lehet\u0151v\u00e9 teszi a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, hogy pontosan meg\u00e9rts\u00e9k, mely ter\u00fcleteken van sz\u00fcks\u00e9g jav\u00edt\u00e1sra.<\/li>\n
- Javaslatok \u00e9s int\u00e9zked\u00e9sek kidolgoz\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyeinek alapj\u00e1n javaslatokat \u00e9s int\u00e9zked\u00e9seket kell kidolgozni a folyamatok jav\u00edt\u00e1s\u00e1ra \u00e9s a kock\u00e1zatok cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9re. Ezek lehetnek \u00faj iratkezel\u00e9si politik\u00e1k kidolgoz\u00e1sa, elj\u00e1r\u00e1sok m\u00f3dos\u00edt\u00e1sa, alkalmazottak k\u00e9pz\u00e9se vagy technol\u00f3giai fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9se.<\/li>\n
- Jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeir\u0151l \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sekr\u0151l r\u00e9szletes jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se, amely tartalmazza a felfedezett hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, kock\u00e1zatokat \u00e9s a jav\u00edt\u00e1si javaslatokat. A jelent\u00e9snek \u00e1tfog\u00f3nak, vil\u00e1gosnak \u00e9s \u00e9rthet\u0151nek kell lennie, hogy seg\u00edtse a szervezetet a fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9ben.<\/li>\n
- Felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeinek v\u00e9grehajt\u00e1s\u00e1\u00e9rt \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9\u00e9rt felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se. Ez biztos\u00edtja, hogy az audit eredm\u00e9nyei val\u00f3ban megval\u00f3suljanak \u00e9s a javasolt v\u00e1ltoztat\u00e1sok bevezet\u00e9sre ker\u00fcljenek.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
Az audit el\u0151nyei.<\/h2><\/div>Az iratkezel\u00e9si audit sz\u00e1mos el\u0151nyt ny\u00fajthat egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, mint p\u00e9ld\u00e1ul:<\/h3><\/div>\n- Az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak jav\u00edt\u00e1sa.<\/li>\n
- A kock\u00e1zatok \u00e9s hib\u00e1k azonos\u00edt\u00e1sa \u00e9s minimaliz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- A megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa a jogszab\u00e1lyi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyekkel.<\/li>\n
- Az iratkezel\u00e9si politik\u00e1k \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sok jav\u00edt\u00e1sa \u00e9s harmoniz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- Az inform\u00e1ci\u00f3k k\u00f6nnyebb hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151s\u00e9ge \u00e9s megoszt\u00e1sa.<\/li>\n
- Az iratok biztons\u00e1g\u00e1nak \u00e9s v\u00e9delm\u00e9nek n\u00f6vel\u00e9se.<\/li>\n<\/ul>\n
Az iratkezel\u00e9si audit teh\u00e1t alapvet\u0151 fontoss\u00e1g\u00fa a szervezetek sz\u00e1m\u00e1ra annak biztos\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben, hogy az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konyak legyenek, megfeleljenek a jogszab\u00e1lyoknak, \u00e9s minimaliz\u00e1lj\u00e1k a kock\u00e1zatokat.<\/p>\n<\/div>
\nAz iratkezel\u00e9si audit egy olyan folyamat, amelynek c\u00e9lja a szervezet iratkezel\u00e9si gyakorlatainak \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se, az esetleges hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa, valamint a jav\u00edt\u00e1si lehet\u0151s\u00e9gek meghat\u00e1roz\u00e1sa.<\/p>\n
Az audit seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra az iratok hat\u00e9konyabb kezel\u00e9s\u00e9nek \u00e9s az iratkezel\u00e9si rendszer fejleszt\u00e9s\u00e9nek \u00e9rdek\u00e9ben.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Az iratkezel\u00e9sre (iktat\u00e1sra, \u00fcgyiratkezel\u00e9sre) vonatkoz\u00f3 hat\u00e1lyos<\/h2><\/div>\n- 27\/2014. KIM rendelet<\/a> – a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervekn\u00e9l alkalmazhat\u00f3 iratkezel\u00e9si szoftverekkel szemben t\u00e1masztott k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l<\/li>\n
- 83\/2012. (IV.1.) Korm. rendelet<\/a> – a szab\u00e1lyozott elektronikus \u00fcgyint\u00e9z\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l \u00e9s az \u00e1llam \u00e1ltal k\u00f6telez\u0151en ny\u00fajtand\u00f3 szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l<\/li>\n
- 2009. \u00e9vi CLV. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a min\u0151s\u00edtett adat v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- 78\/2012. (XII. 28.) BM rendelet<\/a> – az \u00f6nkorm\u00e1nyzati hivatalok egys\u00e9ges iratt\u00e1ri terv\u00e9nek kiad\u00e1s\u00e1r\u00f3l.\u00a0(Hat\u00e1lyos a 2013. janu\u00e1r 1-gyel \u00a0keletkezett \u00f6nkorm\u00e1nyzati iratanyag vonatkoz\u00e1s\u00e1ban!)<\/li>\n
- 2004. \u00e9vi CXL. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a k\u00f6zigazgat\u00e1si hat\u00f3s\u00e1gi elj\u00e1r\u00e1s \u00e9s szolg\u00e1ltat\u00e1s \u00e1ltal\u00e1nos szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- 10\/2002. (IV.13.) NK\u00d6M rendelet<\/a> a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rak \u00e9s a nyilv\u00e1nos mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1rak tev\u00e9kenys\u00e9g\u00e9vel \u00f6sszef\u00fcgg\u0151 szakmai k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l sz\u00f3l\u00f3<\/li>\n
- 13\/2005. (X.27.) IHM rendelet<\/a> a pap\u00edralap\u00fa dokumentumokr\u00f3l elektronikus \u00faton t\u00f6rt\u00e9n\u0151 m\u00e1solat k\u00e9sz\u00edt\u00e9s\u00e9nek szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a01995. \u00e9vi LXVI.<\/a>\u00a0– a k\u00f6ziratokr\u00f3l, a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rakr\u00f3l \u00e9s a mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1ri anyag v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a0335\/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet<\/a>\u00a0– a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervek iratkezel\u00e9s\u00e9nek \u00e1ltal\u00e1nos k\u00f6vetelm\u00e9nyeir\u0151l<\/li>\n
- 40\/2017. (XII. 29.) ORFK utas\u00edt\u00e1s az Iratkezel\u00e9si Szab\u00e1lyzatr\u00f3l *<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat<\/h2><\/div>Mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzatra<\/h3><\/div>Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat kulcsfontoss\u00e1g\u00fa dokumentum egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, amely meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9si folyamatokat, elj\u00e1r\u00e1sokat \u00e9s ir\u00e1nyelveket. Az al\u00e1bbiakban bemutatok n\u00e9h\u00e1ny fontos okot, hogy mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g egy ilyen szab\u00e1lyzatra:<\/p>\n<\/div>
\n- Rendszeress\u00e9g \u00e9s k\u00f6vetkezetess\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek egys\u00e9ges \u00e9s k\u00f6vetkezetes iratkezel\u00e9si gyakorlatokat kialak\u00edtani \u00e9s fenntartani. Ez rendszert teremt az iratok l\u00e9trehoz\u00e1sa, rendez\u00e9se, t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se ter\u00e9n, ami hozz\u00e1j\u00e1rul az inform\u00e1ci\u00f3k hat\u00e9kony kezel\u00e9s\u00e9hez.<\/li>\n
- Megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek megfelelni a jogszab\u00e1lyoknak, szab\u00e1lyoz\u00e1soknak \u00e9s ipar\u00e1gi el\u0151\u00edr\u00e1soknak, amelyek vonatkoznak az iratkezel\u00e9sre. Ez mag\u00e1ban foglalhatja az adatv\u00e9delmi, biztons\u00e1gi, archiv\u00e1l\u00e1si vagy meg\u0151rz\u00e9si k\u00f6vetelm\u00e9nyeket. A szab\u00e1lyzat seg\u00edt az iratkezel\u00e9si folyamatok jogi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyeknek val\u00f3 megfelel\u00e9s\u00e9nek dokument\u00e1l\u00e1s\u00e1ban.<\/li>\n
- Kock\u00e1zatcs\u00f6kkent\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3veszt\u00e9s, jogi vit\u00e1k, adatv\u00e9delmi incidensek vagy adathozz\u00e1f\u00e9r\u00e9si probl\u00e9m\u00e1k kock\u00e1zat\u00e1nak cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9ben. Az \u00e1ttekinthet\u0151 \u00e9s j\u00f3l defini\u00e1lt szab\u00e1lyok seg\u00edtenek minimaliz\u00e1lni a hib\u00e1k lehet\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s el\u0151seg\u00edtik az iratok biztons\u00e1gos kezel\u00e9s\u00e9t.<\/li>\n
- Hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s kialak\u00edt\u00e1s\u00e1ban \u00e9s t\u00e1mogatja az iratok hat\u00e9konyabb t\u00e1rol\u00e1s\u00e1t, keres\u00e9s\u00e9t \u00e9s megoszt\u00e1s\u00e1t. A megfelel\u0151 iratkezel\u00e9si elj\u00e1r\u00e1sok lehet\u0151v\u00e9 teszik, hogy a szervezet munkat\u00e1rsai k\u00f6nnyen megtal\u00e1lj\u00e1k \u00e9s hozz\u00e1f\u00e9rjenek az sz\u00e1mukra sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3khoz, ami n\u00f6veli a termel\u00e9kenys\u00e9get \u00e9s hat\u00e9konys\u00e1got.<\/li>\n
- Felel\u0151ss\u00e9g \u00e9s elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9ssel kapcsolatos felel\u0151ss\u00e9gi k\u00f6r\u00f6ket \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sokat a szervezetben. Ez seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3khoz val\u00f3 hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s \u00e9s az iratok kezel\u00e9se ter\u00e9n az elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g biztos\u00edt\u00e1s\u00e1ban. A szab\u00e1lyzat meg\u00e1llap\u00edtja, hogy ki a felel\u0151s az iratkezel\u00e9si tev\u00e9kenys\u00e9gek\u00e9rt, \u00e9s hogyan kell elj\u00e1rni az esetleges probl\u00e9m\u00e1k vagy incidensek eset\u00e9n.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
\nAz iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat teh\u00e1t egy olyan eszk\u00f6z, amely el\u0151seg\u00edti az iratkezel\u00e9s hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1t, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s kock\u00e1zatkezel\u00e9s\u00e9t egy szervezetben. Seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3k rendezett, biztons\u00e1gos \u00e9s k\u00f6nnyen hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151 m\u00f3don t\u00f6rt\u00e9n\u0151 kezel\u00e9s\u00e9ben, ami kulcsfontoss\u00e1g\u00fa a szervezeti siker szempontj\u00e1b\u00f3l.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9s szab\u00e1lyzat k\u00e9sz\u00edt\u00e9se<\/h2><\/div>\n\n\n\nIratkezel\u00e9s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n\nLe\u00edr\u00e1s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n<\/tr>\n\nIratrendez\u00e9s<\/td>\n Az iratok rendezett t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s el\u00e9rhet\u0151s\u00e9g\u00fck biztos\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nIratb\u00e9rt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s meg\u0151rz\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nElektronikus archiv\u00e1l\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 archiv\u00e1l\u00e1sa \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nIratselejtez\u00e9s<\/td>\n A feleslegess\u00e9 v\u00e1lt iratok selejtez\u00e9se \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nLev\u00e9lt\u00e1ri \u00e1tad\u00e1s<\/td>\n Az iratok \u00e1tad\u00e1sa a lev\u00e9lt\u00e1rnak hosszabb t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9s c\u00e9lj\u00e1b\u00f3l<\/td>\n<\/tr>\n \nIratmegsemmis\u00edt\u00e9s<\/td>\n Az iratok biztons\u00e1gos megsemmis\u00edt\u00e9se adatainak v\u00e9delme \u00e9rdek\u00e9ben<\/td>\n<\/tr>\n \nPostakezel\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok postai kezel\u00e9se \u00e9s k\u00e9zbes\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nKihelyezett szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok kihelyezett kezel\u00e9se \u00e9s t\u00e1rol\u00e1sa egy\u00e9b helysz\u00edneken<\/td>\n<\/tr>\n \nIratgy\u0171jt\u0151 kont\u00e9ner kihelyez\u00e9se<\/td>\n Az iratok gy\u0171jt\u0151kont\u00e9nerbe t\u00f6rt\u00e9n\u0151 elhelyez\u00e9se \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nAdatkezel\u00e9s<\/td>\n Az iratokhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok kezel\u00e9se \u00e9s v\u00e9delme<\/td>\n<\/tr>\n \nIratt\u00e1r<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00f3helye<\/td>\n<\/tr>\n \nIratreklam\u00e1ci\u00f3<\/td>\n Az iratokkal kapcsolatos reklam\u00e1ci\u00f3k kezel\u00e9se \u00e9s megold\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nAdatment\u00e9s<\/td>\n Az iratok \u00e9s az ahhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok biztons\u00e1gi ment\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nDokumentumt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus vagy fizikai form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 t\u00e1rol\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nIratt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok r\u00f6vid vagy k\u00f6z\u00e9pt\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s rendszerez\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nIratkezel\u00e9s \u00e1tvil\u00e1g\u00edt\u00e1sa<\/td>\n Az iratkezel\u00e9si folyamatok \u00e9s gyakorlatok fel\u00fclvizsg\u00e1lata \u00e9s jav\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9si Audit<\/h2><\/div>Az iratkezel\u00e9si audit l\u00e9nyege az iratkezel\u00e9si folyamatok \u00e9s rendszerek \u00e1tfog\u00f3 fel\u00fclvizsg\u00e1lata, annak \u00e9rdek\u00e9ben, hogy \u00e9rt\u00e9kelje azok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1t, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s kock\u00e1zatait. Az audit sor\u00e1n az al\u00e1bbi l\u00e9nyeges elemeket vizsg\u00e1ljuk:<\/p>\n<\/div>
Mi t\u00f6rt\u00e9nik az iratkezel\u00e9si audit sor\u00e1n?<\/h3><\/div>Az Audit sor\u00e1n k\u00fcl\u00f6n\u00f6s figyelmet ford\u00edtunk az al\u00e1bbi k\u00e9rd\u00e9sekre:<\/h4><\/div>\n- C\u00e9lkit\u0171z\u00e9sek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r meghat\u00e1roz\u00e1sa: Az audit el\u0151tt fontos az audit c\u00e9ljainak, terjedelm\u00e9nek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r\u00e9nek meghat\u00e1roz\u00e1sa. Ez mag\u00e1ban foglalja a vizsg\u00e1lati ter\u00fcletek, a vizsg\u00e1lt id\u0151szak, valamint az audit sor\u00e1n alkalmazott m\u00f3dszerek meghat\u00e1roz\u00e1s\u00e1t.<\/li>\n
- Inform\u00e1ci\u00f3gy\u0171jt\u00e9s: Az audit sor\u00e1n sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3k begy\u0171jt\u00e9se, p\u00e9ld\u00e1ul iratkezel\u00e9si politik\u00e1k, elj\u00e1r\u00e1sok, dokument\u00e1ci\u00f3k, iratmint\u00e1k \u00e9s relev\u00e1ns iratok elemz\u00e9se. Intervj\u00fak k\u00e9sz\u00edt\u00e9se \u00e9s a szervezet iratkezel\u00e9si rendszer\u00e9nek dokument\u00e1ci\u00f3ja is sz\u00fcks\u00e9ges lehet.<\/li>\n
- Elemz\u00e9s: Az \u00f6sszegy\u0171jt\u00f6tt inform\u00e1ci\u00f3k elemz\u00e9se \u00e9s \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9nek \u00e9s kock\u00e1zatainak meg\u00e1llap\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben. Az elemz\u00e9s sor\u00e1n az iratok l\u00e9trehoz\u00e1s\u00e1t\u00f3l kezdve azok t\u00e1rol\u00e1s\u00e1ig \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9s\u00e9ig minden l\u00e9nyeges szempontot figyelembe kell venni.<\/li>\n
- Hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyek\u00e9nt azonos\u00edtani kell az iratkezel\u00e9si folyamatokban jelentkez\u0151 hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, hib\u00e1kat \u00e9s kock\u00e1zatokat. Ez lehet\u0151v\u00e9 teszi a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, hogy pontosan meg\u00e9rts\u00e9k, mely ter\u00fcleteken van sz\u00fcks\u00e9g jav\u00edt\u00e1sra.<\/li>\n
- Javaslatok \u00e9s int\u00e9zked\u00e9sek kidolgoz\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyeinek alapj\u00e1n javaslatokat \u00e9s int\u00e9zked\u00e9seket kell kidolgozni a folyamatok jav\u00edt\u00e1s\u00e1ra \u00e9s a kock\u00e1zatok cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9re. Ezek lehetnek \u00faj iratkezel\u00e9si politik\u00e1k kidolgoz\u00e1sa, elj\u00e1r\u00e1sok m\u00f3dos\u00edt\u00e1sa, alkalmazottak k\u00e9pz\u00e9se vagy technol\u00f3giai fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9se.<\/li>\n
- Jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeir\u0151l \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sekr\u0151l r\u00e9szletes jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se, amely tartalmazza a felfedezett hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, kock\u00e1zatokat \u00e9s a jav\u00edt\u00e1si javaslatokat. A jelent\u00e9snek \u00e1tfog\u00f3nak, vil\u00e1gosnak \u00e9s \u00e9rthet\u0151nek kell lennie, hogy seg\u00edtse a szervezetet a fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9ben.<\/li>\n
- Felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeinek v\u00e9grehajt\u00e1s\u00e1\u00e9rt \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9\u00e9rt felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se. Ez biztos\u00edtja, hogy az audit eredm\u00e9nyei val\u00f3ban megval\u00f3suljanak \u00e9s a javasolt v\u00e1ltoztat\u00e1sok bevezet\u00e9sre ker\u00fcljenek.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
Az audit el\u0151nyei.<\/h2><\/div>Az iratkezel\u00e9si audit sz\u00e1mos el\u0151nyt ny\u00fajthat egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, mint p\u00e9ld\u00e1ul:<\/h3><\/div>\n- Az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak jav\u00edt\u00e1sa.<\/li>\n
- A kock\u00e1zatok \u00e9s hib\u00e1k azonos\u00edt\u00e1sa \u00e9s minimaliz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- A megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa a jogszab\u00e1lyi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyekkel.<\/li>\n
- Az iratkezel\u00e9si politik\u00e1k \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sok jav\u00edt\u00e1sa \u00e9s harmoniz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- Az inform\u00e1ci\u00f3k k\u00f6nnyebb hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151s\u00e9ge \u00e9s megoszt\u00e1sa.<\/li>\n
- Az iratok biztons\u00e1g\u00e1nak \u00e9s v\u00e9delm\u00e9nek n\u00f6vel\u00e9se.<\/li>\n<\/ul>\n
Az iratkezel\u00e9si audit teh\u00e1t alapvet\u0151 fontoss\u00e1g\u00fa a szervezetek sz\u00e1m\u00e1ra annak biztos\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben, hogy az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konyak legyenek, megfeleljenek a jogszab\u00e1lyoknak, \u00e9s minimaliz\u00e1lj\u00e1k a kock\u00e1zatokat.<\/p>\n<\/div>
\nAz iratkezel\u00e9si audit egy olyan folyamat, amelynek c\u00e9lja a szervezet iratkezel\u00e9si gyakorlatainak \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se, az esetleges hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa, valamint a jav\u00edt\u00e1si lehet\u0151s\u00e9gek meghat\u00e1roz\u00e1sa.<\/p>\n
Az audit seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra az iratok hat\u00e9konyabb kezel\u00e9s\u00e9nek \u00e9s az iratkezel\u00e9si rendszer fejleszt\u00e9s\u00e9nek \u00e9rdek\u00e9ben.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Az iratkezel\u00e9sre (iktat\u00e1sra, \u00fcgyiratkezel\u00e9sre) vonatkoz\u00f3 hat\u00e1lyos<\/h2><\/div>\n- 27\/2014. KIM rendelet<\/a> – a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervekn\u00e9l alkalmazhat\u00f3 iratkezel\u00e9si szoftverekkel szemben t\u00e1masztott k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l<\/li>\n
- 83\/2012. (IV.1.) Korm. rendelet<\/a> – a szab\u00e1lyozott elektronikus \u00fcgyint\u00e9z\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l \u00e9s az \u00e1llam \u00e1ltal k\u00f6telez\u0151en ny\u00fajtand\u00f3 szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l<\/li>\n
- 2009. \u00e9vi CLV. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a min\u0151s\u00edtett adat v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- 78\/2012. (XII. 28.) BM rendelet<\/a> – az \u00f6nkorm\u00e1nyzati hivatalok egys\u00e9ges iratt\u00e1ri terv\u00e9nek kiad\u00e1s\u00e1r\u00f3l.\u00a0(Hat\u00e1lyos a 2013. janu\u00e1r 1-gyel \u00a0keletkezett \u00f6nkorm\u00e1nyzati iratanyag vonatkoz\u00e1s\u00e1ban!)<\/li>\n
- 2004. \u00e9vi CXL. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a k\u00f6zigazgat\u00e1si hat\u00f3s\u00e1gi elj\u00e1r\u00e1s \u00e9s szolg\u00e1ltat\u00e1s \u00e1ltal\u00e1nos szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- 10\/2002. (IV.13.) NK\u00d6M rendelet<\/a> a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rak \u00e9s a nyilv\u00e1nos mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1rak tev\u00e9kenys\u00e9g\u00e9vel \u00f6sszef\u00fcgg\u0151 szakmai k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l sz\u00f3l\u00f3<\/li>\n
- 13\/2005. (X.27.) IHM rendelet<\/a> a pap\u00edralap\u00fa dokumentumokr\u00f3l elektronikus \u00faton t\u00f6rt\u00e9n\u0151 m\u00e1solat k\u00e9sz\u00edt\u00e9s\u00e9nek szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a01995. \u00e9vi LXVI.<\/a>\u00a0– a k\u00f6ziratokr\u00f3l, a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rakr\u00f3l \u00e9s a mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1ri anyag v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a0335\/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet<\/a>\u00a0– a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervek iratkezel\u00e9s\u00e9nek \u00e1ltal\u00e1nos k\u00f6vetelm\u00e9nyeir\u0151l<\/li>\n
- 40\/2017. (XII. 29.) ORFK utas\u00edt\u00e1s az Iratkezel\u00e9si Szab\u00e1lyzatr\u00f3l *<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat<\/h2><\/div>Mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzatra<\/h3><\/div>Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat kulcsfontoss\u00e1g\u00fa dokumentum egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, amely meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9si folyamatokat, elj\u00e1r\u00e1sokat \u00e9s ir\u00e1nyelveket. Az al\u00e1bbiakban bemutatok n\u00e9h\u00e1ny fontos okot, hogy mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g egy ilyen szab\u00e1lyzatra:<\/p>\n<\/div>
\n- Rendszeress\u00e9g \u00e9s k\u00f6vetkezetess\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek egys\u00e9ges \u00e9s k\u00f6vetkezetes iratkezel\u00e9si gyakorlatokat kialak\u00edtani \u00e9s fenntartani. Ez rendszert teremt az iratok l\u00e9trehoz\u00e1sa, rendez\u00e9se, t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se ter\u00e9n, ami hozz\u00e1j\u00e1rul az inform\u00e1ci\u00f3k hat\u00e9kony kezel\u00e9s\u00e9hez.<\/li>\n
- Megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek megfelelni a jogszab\u00e1lyoknak, szab\u00e1lyoz\u00e1soknak \u00e9s ipar\u00e1gi el\u0151\u00edr\u00e1soknak, amelyek vonatkoznak az iratkezel\u00e9sre. Ez mag\u00e1ban foglalhatja az adatv\u00e9delmi, biztons\u00e1gi, archiv\u00e1l\u00e1si vagy meg\u0151rz\u00e9si k\u00f6vetelm\u00e9nyeket. A szab\u00e1lyzat seg\u00edt az iratkezel\u00e9si folyamatok jogi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyeknek val\u00f3 megfelel\u00e9s\u00e9nek dokument\u00e1l\u00e1s\u00e1ban.<\/li>\n
- Kock\u00e1zatcs\u00f6kkent\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3veszt\u00e9s, jogi vit\u00e1k, adatv\u00e9delmi incidensek vagy adathozz\u00e1f\u00e9r\u00e9si probl\u00e9m\u00e1k kock\u00e1zat\u00e1nak cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9ben. Az \u00e1ttekinthet\u0151 \u00e9s j\u00f3l defini\u00e1lt szab\u00e1lyok seg\u00edtenek minimaliz\u00e1lni a hib\u00e1k lehet\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s el\u0151seg\u00edtik az iratok biztons\u00e1gos kezel\u00e9s\u00e9t.<\/li>\n
- Hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s kialak\u00edt\u00e1s\u00e1ban \u00e9s t\u00e1mogatja az iratok hat\u00e9konyabb t\u00e1rol\u00e1s\u00e1t, keres\u00e9s\u00e9t \u00e9s megoszt\u00e1s\u00e1t. A megfelel\u0151 iratkezel\u00e9si elj\u00e1r\u00e1sok lehet\u0151v\u00e9 teszik, hogy a szervezet munkat\u00e1rsai k\u00f6nnyen megtal\u00e1lj\u00e1k \u00e9s hozz\u00e1f\u00e9rjenek az sz\u00e1mukra sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3khoz, ami n\u00f6veli a termel\u00e9kenys\u00e9get \u00e9s hat\u00e9konys\u00e1got.<\/li>\n
- Felel\u0151ss\u00e9g \u00e9s elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9ssel kapcsolatos felel\u0151ss\u00e9gi k\u00f6r\u00f6ket \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sokat a szervezetben. Ez seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3khoz val\u00f3 hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s \u00e9s az iratok kezel\u00e9se ter\u00e9n az elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g biztos\u00edt\u00e1s\u00e1ban. A szab\u00e1lyzat meg\u00e1llap\u00edtja, hogy ki a felel\u0151s az iratkezel\u00e9si tev\u00e9kenys\u00e9gek\u00e9rt, \u00e9s hogyan kell elj\u00e1rni az esetleges probl\u00e9m\u00e1k vagy incidensek eset\u00e9n.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
\nAz iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat teh\u00e1t egy olyan eszk\u00f6z, amely el\u0151seg\u00edti az iratkezel\u00e9s hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1t, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s kock\u00e1zatkezel\u00e9s\u00e9t egy szervezetben. Seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3k rendezett, biztons\u00e1gos \u00e9s k\u00f6nnyen hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151 m\u00f3don t\u00f6rt\u00e9n\u0151 kezel\u00e9s\u00e9ben, ami kulcsfontoss\u00e1g\u00fa a szervezeti siker szempontj\u00e1b\u00f3l.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9s szab\u00e1lyzat k\u00e9sz\u00edt\u00e9se<\/h2><\/div>\n\n\n\nIratkezel\u00e9s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n\nLe\u00edr\u00e1s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n<\/tr>\n\nIratrendez\u00e9s<\/td>\n Az iratok rendezett t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s el\u00e9rhet\u0151s\u00e9g\u00fck biztos\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nIratb\u00e9rt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s meg\u0151rz\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nElektronikus archiv\u00e1l\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 archiv\u00e1l\u00e1sa \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nIratselejtez\u00e9s<\/td>\n A feleslegess\u00e9 v\u00e1lt iratok selejtez\u00e9se \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nLev\u00e9lt\u00e1ri \u00e1tad\u00e1s<\/td>\n Az iratok \u00e1tad\u00e1sa a lev\u00e9lt\u00e1rnak hosszabb t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9s c\u00e9lj\u00e1b\u00f3l<\/td>\n<\/tr>\n \nIratmegsemmis\u00edt\u00e9s<\/td>\n Az iratok biztons\u00e1gos megsemmis\u00edt\u00e9se adatainak v\u00e9delme \u00e9rdek\u00e9ben<\/td>\n<\/tr>\n \nPostakezel\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok postai kezel\u00e9se \u00e9s k\u00e9zbes\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nKihelyezett szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok kihelyezett kezel\u00e9se \u00e9s t\u00e1rol\u00e1sa egy\u00e9b helysz\u00edneken<\/td>\n<\/tr>\n \nIratgy\u0171jt\u0151 kont\u00e9ner kihelyez\u00e9se<\/td>\n Az iratok gy\u0171jt\u0151kont\u00e9nerbe t\u00f6rt\u00e9n\u0151 elhelyez\u00e9se \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nAdatkezel\u00e9s<\/td>\n Az iratokhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok kezel\u00e9se \u00e9s v\u00e9delme<\/td>\n<\/tr>\n \nIratt\u00e1r<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00f3helye<\/td>\n<\/tr>\n \nIratreklam\u00e1ci\u00f3<\/td>\n Az iratokkal kapcsolatos reklam\u00e1ci\u00f3k kezel\u00e9se \u00e9s megold\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nAdatment\u00e9s<\/td>\n Az iratok \u00e9s az ahhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok biztons\u00e1gi ment\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nDokumentumt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus vagy fizikai form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 t\u00e1rol\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nIratt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok r\u00f6vid vagy k\u00f6z\u00e9pt\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s rendszerez\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nIratkezel\u00e9s \u00e1tvil\u00e1g\u00edt\u00e1sa<\/td>\n Az iratkezel\u00e9si folyamatok \u00e9s gyakorlatok fel\u00fclvizsg\u00e1lata \u00e9s jav\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>
Az iratkezel\u00e9si audit l\u00e9nyege az iratkezel\u00e9si folyamatok \u00e9s rendszerek \u00e1tfog\u00f3 fel\u00fclvizsg\u00e1lata, annak \u00e9rdek\u00e9ben, hogy \u00e9rt\u00e9kelje azok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1t, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s kock\u00e1zatait. Az audit sor\u00e1n az al\u00e1bbi l\u00e9nyeges elemeket vizsg\u00e1ljuk:<\/p>\n<\/div>
Mi t\u00f6rt\u00e9nik az iratkezel\u00e9si audit sor\u00e1n?<\/h3><\/div>Az Audit sor\u00e1n k\u00fcl\u00f6n\u00f6s figyelmet ford\u00edtunk az al\u00e1bbi k\u00e9rd\u00e9sekre:<\/h4><\/div>\n- C\u00e9lkit\u0171z\u00e9sek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r meghat\u00e1roz\u00e1sa: Az audit el\u0151tt fontos az audit c\u00e9ljainak, terjedelm\u00e9nek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r\u00e9nek meghat\u00e1roz\u00e1sa. Ez mag\u00e1ban foglalja a vizsg\u00e1lati ter\u00fcletek, a vizsg\u00e1lt id\u0151szak, valamint az audit sor\u00e1n alkalmazott m\u00f3dszerek meghat\u00e1roz\u00e1s\u00e1t.<\/li>\n
- Inform\u00e1ci\u00f3gy\u0171jt\u00e9s: Az audit sor\u00e1n sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3k begy\u0171jt\u00e9se, p\u00e9ld\u00e1ul iratkezel\u00e9si politik\u00e1k, elj\u00e1r\u00e1sok, dokument\u00e1ci\u00f3k, iratmint\u00e1k \u00e9s relev\u00e1ns iratok elemz\u00e9se. Intervj\u00fak k\u00e9sz\u00edt\u00e9se \u00e9s a szervezet iratkezel\u00e9si rendszer\u00e9nek dokument\u00e1ci\u00f3ja is sz\u00fcks\u00e9ges lehet.<\/li>\n
- Elemz\u00e9s: Az \u00f6sszegy\u0171jt\u00f6tt inform\u00e1ci\u00f3k elemz\u00e9se \u00e9s \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9nek \u00e9s kock\u00e1zatainak meg\u00e1llap\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben. Az elemz\u00e9s sor\u00e1n az iratok l\u00e9trehoz\u00e1s\u00e1t\u00f3l kezdve azok t\u00e1rol\u00e1s\u00e1ig \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9s\u00e9ig minden l\u00e9nyeges szempontot figyelembe kell venni.<\/li>\n
- Hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyek\u00e9nt azonos\u00edtani kell az iratkezel\u00e9si folyamatokban jelentkez\u0151 hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, hib\u00e1kat \u00e9s kock\u00e1zatokat. Ez lehet\u0151v\u00e9 teszi a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, hogy pontosan meg\u00e9rts\u00e9k, mely ter\u00fcleteken van sz\u00fcks\u00e9g jav\u00edt\u00e1sra.<\/li>\n
- Javaslatok \u00e9s int\u00e9zked\u00e9sek kidolgoz\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyeinek alapj\u00e1n javaslatokat \u00e9s int\u00e9zked\u00e9seket kell kidolgozni a folyamatok jav\u00edt\u00e1s\u00e1ra \u00e9s a kock\u00e1zatok cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9re. Ezek lehetnek \u00faj iratkezel\u00e9si politik\u00e1k kidolgoz\u00e1sa, elj\u00e1r\u00e1sok m\u00f3dos\u00edt\u00e1sa, alkalmazottak k\u00e9pz\u00e9se vagy technol\u00f3giai fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9se.<\/li>\n
- Jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeir\u0151l \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sekr\u0151l r\u00e9szletes jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se, amely tartalmazza a felfedezett hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, kock\u00e1zatokat \u00e9s a jav\u00edt\u00e1si javaslatokat. A jelent\u00e9snek \u00e1tfog\u00f3nak, vil\u00e1gosnak \u00e9s \u00e9rthet\u0151nek kell lennie, hogy seg\u00edtse a szervezetet a fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9ben.<\/li>\n
- Felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeinek v\u00e9grehajt\u00e1s\u00e1\u00e9rt \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9\u00e9rt felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se. Ez biztos\u00edtja, hogy az audit eredm\u00e9nyei val\u00f3ban megval\u00f3suljanak \u00e9s a javasolt v\u00e1ltoztat\u00e1sok bevezet\u00e9sre ker\u00fcljenek.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
Az audit el\u0151nyei.<\/h2><\/div>Az iratkezel\u00e9si audit sz\u00e1mos el\u0151nyt ny\u00fajthat egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, mint p\u00e9ld\u00e1ul:<\/h3><\/div>\n- Az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak jav\u00edt\u00e1sa.<\/li>\n
- A kock\u00e1zatok \u00e9s hib\u00e1k azonos\u00edt\u00e1sa \u00e9s minimaliz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- A megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa a jogszab\u00e1lyi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyekkel.<\/li>\n
- Az iratkezel\u00e9si politik\u00e1k \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sok jav\u00edt\u00e1sa \u00e9s harmoniz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- Az inform\u00e1ci\u00f3k k\u00f6nnyebb hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151s\u00e9ge \u00e9s megoszt\u00e1sa.<\/li>\n
- Az iratok biztons\u00e1g\u00e1nak \u00e9s v\u00e9delm\u00e9nek n\u00f6vel\u00e9se.<\/li>\n<\/ul>\n
Az iratkezel\u00e9si audit teh\u00e1t alapvet\u0151 fontoss\u00e1g\u00fa a szervezetek sz\u00e1m\u00e1ra annak biztos\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben, hogy az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konyak legyenek, megfeleljenek a jogszab\u00e1lyoknak, \u00e9s minimaliz\u00e1lj\u00e1k a kock\u00e1zatokat.<\/p>\n<\/div>
\nAz iratkezel\u00e9si audit egy olyan folyamat, amelynek c\u00e9lja a szervezet iratkezel\u00e9si gyakorlatainak \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se, az esetleges hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa, valamint a jav\u00edt\u00e1si lehet\u0151s\u00e9gek meghat\u00e1roz\u00e1sa.<\/p>\n
Az audit seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra az iratok hat\u00e9konyabb kezel\u00e9s\u00e9nek \u00e9s az iratkezel\u00e9si rendszer fejleszt\u00e9s\u00e9nek \u00e9rdek\u00e9ben.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Az iratkezel\u00e9sre (iktat\u00e1sra, \u00fcgyiratkezel\u00e9sre) vonatkoz\u00f3 hat\u00e1lyos<\/h2><\/div>\n- 27\/2014. KIM rendelet<\/a> – a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervekn\u00e9l alkalmazhat\u00f3 iratkezel\u00e9si szoftverekkel szemben t\u00e1masztott k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l<\/li>\n
- 83\/2012. (IV.1.) Korm. rendelet<\/a> – a szab\u00e1lyozott elektronikus \u00fcgyint\u00e9z\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l \u00e9s az \u00e1llam \u00e1ltal k\u00f6telez\u0151en ny\u00fajtand\u00f3 szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l<\/li>\n
- 2009. \u00e9vi CLV. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a min\u0151s\u00edtett adat v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- 78\/2012. (XII. 28.) BM rendelet<\/a> – az \u00f6nkorm\u00e1nyzati hivatalok egys\u00e9ges iratt\u00e1ri terv\u00e9nek kiad\u00e1s\u00e1r\u00f3l.\u00a0(Hat\u00e1lyos a 2013. janu\u00e1r 1-gyel \u00a0keletkezett \u00f6nkorm\u00e1nyzati iratanyag vonatkoz\u00e1s\u00e1ban!)<\/li>\n
- 2004. \u00e9vi CXL. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a k\u00f6zigazgat\u00e1si hat\u00f3s\u00e1gi elj\u00e1r\u00e1s \u00e9s szolg\u00e1ltat\u00e1s \u00e1ltal\u00e1nos szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- 10\/2002. (IV.13.) NK\u00d6M rendelet<\/a> a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rak \u00e9s a nyilv\u00e1nos mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1rak tev\u00e9kenys\u00e9g\u00e9vel \u00f6sszef\u00fcgg\u0151 szakmai k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l sz\u00f3l\u00f3<\/li>\n
- 13\/2005. (X.27.) IHM rendelet<\/a> a pap\u00edralap\u00fa dokumentumokr\u00f3l elektronikus \u00faton t\u00f6rt\u00e9n\u0151 m\u00e1solat k\u00e9sz\u00edt\u00e9s\u00e9nek szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a01995. \u00e9vi LXVI.<\/a>\u00a0– a k\u00f6ziratokr\u00f3l, a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rakr\u00f3l \u00e9s a mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1ri anyag v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a0335\/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet<\/a>\u00a0– a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervek iratkezel\u00e9s\u00e9nek \u00e1ltal\u00e1nos k\u00f6vetelm\u00e9nyeir\u0151l<\/li>\n
- 40\/2017. (XII. 29.) ORFK utas\u00edt\u00e1s az Iratkezel\u00e9si Szab\u00e1lyzatr\u00f3l *<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat<\/h2><\/div>Mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzatra<\/h3><\/div>Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat kulcsfontoss\u00e1g\u00fa dokumentum egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, amely meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9si folyamatokat, elj\u00e1r\u00e1sokat \u00e9s ir\u00e1nyelveket. Az al\u00e1bbiakban bemutatok n\u00e9h\u00e1ny fontos okot, hogy mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g egy ilyen szab\u00e1lyzatra:<\/p>\n<\/div>
\n- Rendszeress\u00e9g \u00e9s k\u00f6vetkezetess\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek egys\u00e9ges \u00e9s k\u00f6vetkezetes iratkezel\u00e9si gyakorlatokat kialak\u00edtani \u00e9s fenntartani. Ez rendszert teremt az iratok l\u00e9trehoz\u00e1sa, rendez\u00e9se, t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se ter\u00e9n, ami hozz\u00e1j\u00e1rul az inform\u00e1ci\u00f3k hat\u00e9kony kezel\u00e9s\u00e9hez.<\/li>\n
- Megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek megfelelni a jogszab\u00e1lyoknak, szab\u00e1lyoz\u00e1soknak \u00e9s ipar\u00e1gi el\u0151\u00edr\u00e1soknak, amelyek vonatkoznak az iratkezel\u00e9sre. Ez mag\u00e1ban foglalhatja az adatv\u00e9delmi, biztons\u00e1gi, archiv\u00e1l\u00e1si vagy meg\u0151rz\u00e9si k\u00f6vetelm\u00e9nyeket. A szab\u00e1lyzat seg\u00edt az iratkezel\u00e9si folyamatok jogi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyeknek val\u00f3 megfelel\u00e9s\u00e9nek dokument\u00e1l\u00e1s\u00e1ban.<\/li>\n
- Kock\u00e1zatcs\u00f6kkent\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3veszt\u00e9s, jogi vit\u00e1k, adatv\u00e9delmi incidensek vagy adathozz\u00e1f\u00e9r\u00e9si probl\u00e9m\u00e1k kock\u00e1zat\u00e1nak cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9ben. Az \u00e1ttekinthet\u0151 \u00e9s j\u00f3l defini\u00e1lt szab\u00e1lyok seg\u00edtenek minimaliz\u00e1lni a hib\u00e1k lehet\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s el\u0151seg\u00edtik az iratok biztons\u00e1gos kezel\u00e9s\u00e9t.<\/li>\n
- Hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s kialak\u00edt\u00e1s\u00e1ban \u00e9s t\u00e1mogatja az iratok hat\u00e9konyabb t\u00e1rol\u00e1s\u00e1t, keres\u00e9s\u00e9t \u00e9s megoszt\u00e1s\u00e1t. A megfelel\u0151 iratkezel\u00e9si elj\u00e1r\u00e1sok lehet\u0151v\u00e9 teszik, hogy a szervezet munkat\u00e1rsai k\u00f6nnyen megtal\u00e1lj\u00e1k \u00e9s hozz\u00e1f\u00e9rjenek az sz\u00e1mukra sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3khoz, ami n\u00f6veli a termel\u00e9kenys\u00e9get \u00e9s hat\u00e9konys\u00e1got.<\/li>\n
- Felel\u0151ss\u00e9g \u00e9s elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9ssel kapcsolatos felel\u0151ss\u00e9gi k\u00f6r\u00f6ket \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sokat a szervezetben. Ez seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3khoz val\u00f3 hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s \u00e9s az iratok kezel\u00e9se ter\u00e9n az elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g biztos\u00edt\u00e1s\u00e1ban. A szab\u00e1lyzat meg\u00e1llap\u00edtja, hogy ki a felel\u0151s az iratkezel\u00e9si tev\u00e9kenys\u00e9gek\u00e9rt, \u00e9s hogyan kell elj\u00e1rni az esetleges probl\u00e9m\u00e1k vagy incidensek eset\u00e9n.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
\nAz iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat teh\u00e1t egy olyan eszk\u00f6z, amely el\u0151seg\u00edti az iratkezel\u00e9s hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1t, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s kock\u00e1zatkezel\u00e9s\u00e9t egy szervezetben. Seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3k rendezett, biztons\u00e1gos \u00e9s k\u00f6nnyen hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151 m\u00f3don t\u00f6rt\u00e9n\u0151 kezel\u00e9s\u00e9ben, ami kulcsfontoss\u00e1g\u00fa a szervezeti siker szempontj\u00e1b\u00f3l.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9s szab\u00e1lyzat k\u00e9sz\u00edt\u00e9se<\/h2><\/div>\n\n\n\nIratkezel\u00e9s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n\nLe\u00edr\u00e1s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n<\/tr>\n\nIratrendez\u00e9s<\/td>\n Az iratok rendezett t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s el\u00e9rhet\u0151s\u00e9g\u00fck biztos\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nIratb\u00e9rt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s meg\u0151rz\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nElektronikus archiv\u00e1l\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 archiv\u00e1l\u00e1sa \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nIratselejtez\u00e9s<\/td>\n A feleslegess\u00e9 v\u00e1lt iratok selejtez\u00e9se \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nLev\u00e9lt\u00e1ri \u00e1tad\u00e1s<\/td>\n Az iratok \u00e1tad\u00e1sa a lev\u00e9lt\u00e1rnak hosszabb t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9s c\u00e9lj\u00e1b\u00f3l<\/td>\n<\/tr>\n \nIratmegsemmis\u00edt\u00e9s<\/td>\n Az iratok biztons\u00e1gos megsemmis\u00edt\u00e9se adatainak v\u00e9delme \u00e9rdek\u00e9ben<\/td>\n<\/tr>\n \nPostakezel\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok postai kezel\u00e9se \u00e9s k\u00e9zbes\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nKihelyezett szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok kihelyezett kezel\u00e9se \u00e9s t\u00e1rol\u00e1sa egy\u00e9b helysz\u00edneken<\/td>\n<\/tr>\n \nIratgy\u0171jt\u0151 kont\u00e9ner kihelyez\u00e9se<\/td>\n Az iratok gy\u0171jt\u0151kont\u00e9nerbe t\u00f6rt\u00e9n\u0151 elhelyez\u00e9se \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nAdatkezel\u00e9s<\/td>\n Az iratokhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok kezel\u00e9se \u00e9s v\u00e9delme<\/td>\n<\/tr>\n \nIratt\u00e1r<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00f3helye<\/td>\n<\/tr>\n \nIratreklam\u00e1ci\u00f3<\/td>\n Az iratokkal kapcsolatos reklam\u00e1ci\u00f3k kezel\u00e9se \u00e9s megold\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nAdatment\u00e9s<\/td>\n Az iratok \u00e9s az ahhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok biztons\u00e1gi ment\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nDokumentumt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus vagy fizikai form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 t\u00e1rol\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nIratt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok r\u00f6vid vagy k\u00f6z\u00e9pt\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s rendszerez\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nIratkezel\u00e9s \u00e1tvil\u00e1g\u00edt\u00e1sa<\/td>\n Az iratkezel\u00e9si folyamatok \u00e9s gyakorlatok fel\u00fclvizsg\u00e1lata \u00e9s jav\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>
Az Audit sor\u00e1n k\u00fcl\u00f6n\u00f6s figyelmet ford\u00edtunk az al\u00e1bbi k\u00e9rd\u00e9sekre:<\/h4><\/div>\n- C\u00e9lkit\u0171z\u00e9sek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r meghat\u00e1roz\u00e1sa: Az audit el\u0151tt fontos az audit c\u00e9ljainak, terjedelm\u00e9nek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r\u00e9nek meghat\u00e1roz\u00e1sa. Ez mag\u00e1ban foglalja a vizsg\u00e1lati ter\u00fcletek, a vizsg\u00e1lt id\u0151szak, valamint az audit sor\u00e1n alkalmazott m\u00f3dszerek meghat\u00e1roz\u00e1s\u00e1t.<\/li>\n
- Inform\u00e1ci\u00f3gy\u0171jt\u00e9s: Az audit sor\u00e1n sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3k begy\u0171jt\u00e9se, p\u00e9ld\u00e1ul iratkezel\u00e9si politik\u00e1k, elj\u00e1r\u00e1sok, dokument\u00e1ci\u00f3k, iratmint\u00e1k \u00e9s relev\u00e1ns iratok elemz\u00e9se. Intervj\u00fak k\u00e9sz\u00edt\u00e9se \u00e9s a szervezet iratkezel\u00e9si rendszer\u00e9nek dokument\u00e1ci\u00f3ja is sz\u00fcks\u00e9ges lehet.<\/li>\n
- Elemz\u00e9s: Az \u00f6sszegy\u0171jt\u00f6tt inform\u00e1ci\u00f3k elemz\u00e9se \u00e9s \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9nek \u00e9s kock\u00e1zatainak meg\u00e1llap\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben. Az elemz\u00e9s sor\u00e1n az iratok l\u00e9trehoz\u00e1s\u00e1t\u00f3l kezdve azok t\u00e1rol\u00e1s\u00e1ig \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9s\u00e9ig minden l\u00e9nyeges szempontot figyelembe kell venni.<\/li>\n
- Hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyek\u00e9nt azonos\u00edtani kell az iratkezel\u00e9si folyamatokban jelentkez\u0151 hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, hib\u00e1kat \u00e9s kock\u00e1zatokat. Ez lehet\u0151v\u00e9 teszi a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, hogy pontosan meg\u00e9rts\u00e9k, mely ter\u00fcleteken van sz\u00fcks\u00e9g jav\u00edt\u00e1sra.<\/li>\n
- Javaslatok \u00e9s int\u00e9zked\u00e9sek kidolgoz\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyeinek alapj\u00e1n javaslatokat \u00e9s int\u00e9zked\u00e9seket kell kidolgozni a folyamatok jav\u00edt\u00e1s\u00e1ra \u00e9s a kock\u00e1zatok cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9re. Ezek lehetnek \u00faj iratkezel\u00e9si politik\u00e1k kidolgoz\u00e1sa, elj\u00e1r\u00e1sok m\u00f3dos\u00edt\u00e1sa, alkalmazottak k\u00e9pz\u00e9se vagy technol\u00f3giai fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9se.<\/li>\n
- Jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeir\u0151l \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sekr\u0151l r\u00e9szletes jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se, amely tartalmazza a felfedezett hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, kock\u00e1zatokat \u00e9s a jav\u00edt\u00e1si javaslatokat. A jelent\u00e9snek \u00e1tfog\u00f3nak, vil\u00e1gosnak \u00e9s \u00e9rthet\u0151nek kell lennie, hogy seg\u00edtse a szervezetet a fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9ben.<\/li>\n
- Felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeinek v\u00e9grehajt\u00e1s\u00e1\u00e9rt \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9\u00e9rt felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se. Ez biztos\u00edtja, hogy az audit eredm\u00e9nyei val\u00f3ban megval\u00f3suljanak \u00e9s a javasolt v\u00e1ltoztat\u00e1sok bevezet\u00e9sre ker\u00fcljenek.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
Az audit el\u0151nyei.<\/h2><\/div>Az iratkezel\u00e9si audit sz\u00e1mos el\u0151nyt ny\u00fajthat egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, mint p\u00e9ld\u00e1ul:<\/h3><\/div>\n- Az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak jav\u00edt\u00e1sa.<\/li>\n
- A kock\u00e1zatok \u00e9s hib\u00e1k azonos\u00edt\u00e1sa \u00e9s minimaliz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- A megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa a jogszab\u00e1lyi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyekkel.<\/li>\n
- Az iratkezel\u00e9si politik\u00e1k \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sok jav\u00edt\u00e1sa \u00e9s harmoniz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- Az inform\u00e1ci\u00f3k k\u00f6nnyebb hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151s\u00e9ge \u00e9s megoszt\u00e1sa.<\/li>\n
- Az iratok biztons\u00e1g\u00e1nak \u00e9s v\u00e9delm\u00e9nek n\u00f6vel\u00e9se.<\/li>\n<\/ul>\n
Az iratkezel\u00e9si audit teh\u00e1t alapvet\u0151 fontoss\u00e1g\u00fa a szervezetek sz\u00e1m\u00e1ra annak biztos\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben, hogy az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konyak legyenek, megfeleljenek a jogszab\u00e1lyoknak, \u00e9s minimaliz\u00e1lj\u00e1k a kock\u00e1zatokat.<\/p>\n<\/div>
\nAz iratkezel\u00e9si audit egy olyan folyamat, amelynek c\u00e9lja a szervezet iratkezel\u00e9si gyakorlatainak \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se, az esetleges hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa, valamint a jav\u00edt\u00e1si lehet\u0151s\u00e9gek meghat\u00e1roz\u00e1sa.<\/p>\n
Az audit seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra az iratok hat\u00e9konyabb kezel\u00e9s\u00e9nek \u00e9s az iratkezel\u00e9si rendszer fejleszt\u00e9s\u00e9nek \u00e9rdek\u00e9ben.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Az iratkezel\u00e9sre (iktat\u00e1sra, \u00fcgyiratkezel\u00e9sre) vonatkoz\u00f3 hat\u00e1lyos<\/h2><\/div>\n- 27\/2014. KIM rendelet<\/a> – a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervekn\u00e9l alkalmazhat\u00f3 iratkezel\u00e9si szoftverekkel szemben t\u00e1masztott k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l<\/li>\n
- 83\/2012. (IV.1.) Korm. rendelet<\/a> – a szab\u00e1lyozott elektronikus \u00fcgyint\u00e9z\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l \u00e9s az \u00e1llam \u00e1ltal k\u00f6telez\u0151en ny\u00fajtand\u00f3 szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l<\/li>\n
- 2009. \u00e9vi CLV. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a min\u0151s\u00edtett adat v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- 78\/2012. (XII. 28.) BM rendelet<\/a> – az \u00f6nkorm\u00e1nyzati hivatalok egys\u00e9ges iratt\u00e1ri terv\u00e9nek kiad\u00e1s\u00e1r\u00f3l.\u00a0(Hat\u00e1lyos a 2013. janu\u00e1r 1-gyel \u00a0keletkezett \u00f6nkorm\u00e1nyzati iratanyag vonatkoz\u00e1s\u00e1ban!)<\/li>\n
- 2004. \u00e9vi CXL. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a k\u00f6zigazgat\u00e1si hat\u00f3s\u00e1gi elj\u00e1r\u00e1s \u00e9s szolg\u00e1ltat\u00e1s \u00e1ltal\u00e1nos szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- 10\/2002. (IV.13.) NK\u00d6M rendelet<\/a> a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rak \u00e9s a nyilv\u00e1nos mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1rak tev\u00e9kenys\u00e9g\u00e9vel \u00f6sszef\u00fcgg\u0151 szakmai k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l sz\u00f3l\u00f3<\/li>\n
- 13\/2005. (X.27.) IHM rendelet<\/a> a pap\u00edralap\u00fa dokumentumokr\u00f3l elektronikus \u00faton t\u00f6rt\u00e9n\u0151 m\u00e1solat k\u00e9sz\u00edt\u00e9s\u00e9nek szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a01995. \u00e9vi LXVI.<\/a>\u00a0– a k\u00f6ziratokr\u00f3l, a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rakr\u00f3l \u00e9s a mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1ri anyag v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a0335\/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet<\/a>\u00a0– a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervek iratkezel\u00e9s\u00e9nek \u00e1ltal\u00e1nos k\u00f6vetelm\u00e9nyeir\u0151l<\/li>\n
- 40\/2017. (XII. 29.) ORFK utas\u00edt\u00e1s az Iratkezel\u00e9si Szab\u00e1lyzatr\u00f3l *<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat<\/h2><\/div>Mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzatra<\/h3><\/div>Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat kulcsfontoss\u00e1g\u00fa dokumentum egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, amely meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9si folyamatokat, elj\u00e1r\u00e1sokat \u00e9s ir\u00e1nyelveket. Az al\u00e1bbiakban bemutatok n\u00e9h\u00e1ny fontos okot, hogy mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g egy ilyen szab\u00e1lyzatra:<\/p>\n<\/div>
\n- Rendszeress\u00e9g \u00e9s k\u00f6vetkezetess\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek egys\u00e9ges \u00e9s k\u00f6vetkezetes iratkezel\u00e9si gyakorlatokat kialak\u00edtani \u00e9s fenntartani. Ez rendszert teremt az iratok l\u00e9trehoz\u00e1sa, rendez\u00e9se, t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se ter\u00e9n, ami hozz\u00e1j\u00e1rul az inform\u00e1ci\u00f3k hat\u00e9kony kezel\u00e9s\u00e9hez.<\/li>\n
- Megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek megfelelni a jogszab\u00e1lyoknak, szab\u00e1lyoz\u00e1soknak \u00e9s ipar\u00e1gi el\u0151\u00edr\u00e1soknak, amelyek vonatkoznak az iratkezel\u00e9sre. Ez mag\u00e1ban foglalhatja az adatv\u00e9delmi, biztons\u00e1gi, archiv\u00e1l\u00e1si vagy meg\u0151rz\u00e9si k\u00f6vetelm\u00e9nyeket. A szab\u00e1lyzat seg\u00edt az iratkezel\u00e9si folyamatok jogi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyeknek val\u00f3 megfelel\u00e9s\u00e9nek dokument\u00e1l\u00e1s\u00e1ban.<\/li>\n
- Kock\u00e1zatcs\u00f6kkent\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3veszt\u00e9s, jogi vit\u00e1k, adatv\u00e9delmi incidensek vagy adathozz\u00e1f\u00e9r\u00e9si probl\u00e9m\u00e1k kock\u00e1zat\u00e1nak cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9ben. Az \u00e1ttekinthet\u0151 \u00e9s j\u00f3l defini\u00e1lt szab\u00e1lyok seg\u00edtenek minimaliz\u00e1lni a hib\u00e1k lehet\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s el\u0151seg\u00edtik az iratok biztons\u00e1gos kezel\u00e9s\u00e9t.<\/li>\n
- Hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s kialak\u00edt\u00e1s\u00e1ban \u00e9s t\u00e1mogatja az iratok hat\u00e9konyabb t\u00e1rol\u00e1s\u00e1t, keres\u00e9s\u00e9t \u00e9s megoszt\u00e1s\u00e1t. A megfelel\u0151 iratkezel\u00e9si elj\u00e1r\u00e1sok lehet\u0151v\u00e9 teszik, hogy a szervezet munkat\u00e1rsai k\u00f6nnyen megtal\u00e1lj\u00e1k \u00e9s hozz\u00e1f\u00e9rjenek az sz\u00e1mukra sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3khoz, ami n\u00f6veli a termel\u00e9kenys\u00e9get \u00e9s hat\u00e9konys\u00e1got.<\/li>\n
- Felel\u0151ss\u00e9g \u00e9s elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9ssel kapcsolatos felel\u0151ss\u00e9gi k\u00f6r\u00f6ket \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sokat a szervezetben. Ez seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3khoz val\u00f3 hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s \u00e9s az iratok kezel\u00e9se ter\u00e9n az elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g biztos\u00edt\u00e1s\u00e1ban. A szab\u00e1lyzat meg\u00e1llap\u00edtja, hogy ki a felel\u0151s az iratkezel\u00e9si tev\u00e9kenys\u00e9gek\u00e9rt, \u00e9s hogyan kell elj\u00e1rni az esetleges probl\u00e9m\u00e1k vagy incidensek eset\u00e9n.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
\nAz iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat teh\u00e1t egy olyan eszk\u00f6z, amely el\u0151seg\u00edti az iratkezel\u00e9s hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1t, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s kock\u00e1zatkezel\u00e9s\u00e9t egy szervezetben. Seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3k rendezett, biztons\u00e1gos \u00e9s k\u00f6nnyen hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151 m\u00f3don t\u00f6rt\u00e9n\u0151 kezel\u00e9s\u00e9ben, ami kulcsfontoss\u00e1g\u00fa a szervezeti siker szempontj\u00e1b\u00f3l.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9s szab\u00e1lyzat k\u00e9sz\u00edt\u00e9se<\/h2><\/div>\n\n\n\nIratkezel\u00e9s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n\nLe\u00edr\u00e1s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n<\/tr>\n\nIratrendez\u00e9s<\/td>\n Az iratok rendezett t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s el\u00e9rhet\u0151s\u00e9g\u00fck biztos\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nIratb\u00e9rt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s meg\u0151rz\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nElektronikus archiv\u00e1l\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 archiv\u00e1l\u00e1sa \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nIratselejtez\u00e9s<\/td>\n A feleslegess\u00e9 v\u00e1lt iratok selejtez\u00e9se \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nLev\u00e9lt\u00e1ri \u00e1tad\u00e1s<\/td>\n Az iratok \u00e1tad\u00e1sa a lev\u00e9lt\u00e1rnak hosszabb t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9s c\u00e9lj\u00e1b\u00f3l<\/td>\n<\/tr>\n \nIratmegsemmis\u00edt\u00e9s<\/td>\n Az iratok biztons\u00e1gos megsemmis\u00edt\u00e9se adatainak v\u00e9delme \u00e9rdek\u00e9ben<\/td>\n<\/tr>\n \nPostakezel\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok postai kezel\u00e9se \u00e9s k\u00e9zbes\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nKihelyezett szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok kihelyezett kezel\u00e9se \u00e9s t\u00e1rol\u00e1sa egy\u00e9b helysz\u00edneken<\/td>\n<\/tr>\n \nIratgy\u0171jt\u0151 kont\u00e9ner kihelyez\u00e9se<\/td>\n Az iratok gy\u0171jt\u0151kont\u00e9nerbe t\u00f6rt\u00e9n\u0151 elhelyez\u00e9se \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nAdatkezel\u00e9s<\/td>\n Az iratokhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok kezel\u00e9se \u00e9s v\u00e9delme<\/td>\n<\/tr>\n \nIratt\u00e1r<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00f3helye<\/td>\n<\/tr>\n \nIratreklam\u00e1ci\u00f3<\/td>\n Az iratokkal kapcsolatos reklam\u00e1ci\u00f3k kezel\u00e9se \u00e9s megold\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nAdatment\u00e9s<\/td>\n Az iratok \u00e9s az ahhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok biztons\u00e1gi ment\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nDokumentumt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus vagy fizikai form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 t\u00e1rol\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \nIratt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok r\u00f6vid vagy k\u00f6z\u00e9pt\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s rendszerez\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \nIratkezel\u00e9s \u00e1tvil\u00e1g\u00edt\u00e1sa<\/td>\n Az iratkezel\u00e9si folyamatok \u00e9s gyakorlatok fel\u00fclvizsg\u00e1lata \u00e9s jav\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>
- \n
- C\u00e9lkit\u0171z\u00e9sek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r meghat\u00e1roz\u00e1sa: Az audit el\u0151tt fontos az audit c\u00e9ljainak, terjedelm\u00e9nek \u00e9s hat\u00e1sk\u00f6r\u00e9nek meghat\u00e1roz\u00e1sa. Ez mag\u00e1ban foglalja a vizsg\u00e1lati ter\u00fcletek, a vizsg\u00e1lt id\u0151szak, valamint az audit sor\u00e1n alkalmazott m\u00f3dszerek meghat\u00e1roz\u00e1s\u00e1t.<\/li>\n
- Inform\u00e1ci\u00f3gy\u0171jt\u00e9s: Az audit sor\u00e1n sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3k begy\u0171jt\u00e9se, p\u00e9ld\u00e1ul iratkezel\u00e9si politik\u00e1k, elj\u00e1r\u00e1sok, dokument\u00e1ci\u00f3k, iratmint\u00e1k \u00e9s relev\u00e1ns iratok elemz\u00e9se. Intervj\u00fak k\u00e9sz\u00edt\u00e9se \u00e9s a szervezet iratkezel\u00e9si rendszer\u00e9nek dokument\u00e1ci\u00f3ja is sz\u00fcks\u00e9ges lehet.<\/li>\n
- Elemz\u00e9s: Az \u00f6sszegy\u0171jt\u00f6tt inform\u00e1ci\u00f3k elemz\u00e9se \u00e9s \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9nek \u00e9s kock\u00e1zatainak meg\u00e1llap\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben. Az elemz\u00e9s sor\u00e1n az iratok l\u00e9trehoz\u00e1s\u00e1t\u00f3l kezdve azok t\u00e1rol\u00e1s\u00e1ig \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9s\u00e9ig minden l\u00e9nyeges szempontot figyelembe kell venni.<\/li>\n
- Hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyek\u00e9nt azonos\u00edtani kell az iratkezel\u00e9si folyamatokban jelentkez\u0151 hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, hib\u00e1kat \u00e9s kock\u00e1zatokat. Ez lehet\u0151v\u00e9 teszi a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, hogy pontosan meg\u00e9rts\u00e9k, mely ter\u00fcleteken van sz\u00fcks\u00e9g jav\u00edt\u00e1sra.<\/li>\n
- Javaslatok \u00e9s int\u00e9zked\u00e9sek kidolgoz\u00e1sa: Az audit eredm\u00e9nyeinek alapj\u00e1n javaslatokat \u00e9s int\u00e9zked\u00e9seket kell kidolgozni a folyamatok jav\u00edt\u00e1s\u00e1ra \u00e9s a kock\u00e1zatok cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9re. Ezek lehetnek \u00faj iratkezel\u00e9si politik\u00e1k kidolgoz\u00e1sa, elj\u00e1r\u00e1sok m\u00f3dos\u00edt\u00e1sa, alkalmazottak k\u00e9pz\u00e9se vagy technol\u00f3giai fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9se.<\/li>\n
- Jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeir\u0151l \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sekr\u0151l r\u00e9szletes jelent\u00e9s k\u00e9sz\u00edt\u00e9se, amely tartalmazza a felfedezett hi\u00e1nyoss\u00e1gokat, kock\u00e1zatokat \u00e9s a jav\u00edt\u00e1si javaslatokat. A jelent\u00e9snek \u00e1tfog\u00f3nak, vil\u00e1gosnak \u00e9s \u00e9rthet\u0151nek kell lennie, hogy seg\u00edtse a szervezetet a fejleszt\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9ben.<\/li>\n
- Felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se: Az audit eredm\u00e9nyeinek v\u00e9grehajt\u00e1s\u00e1\u00e9rt \u00e9s a javasolt int\u00e9zked\u00e9sek bevezet\u00e9s\u00e9\u00e9rt felel\u0151s szem\u00e9lyek kijel\u00f6l\u00e9se. Ez biztos\u00edtja, hogy az audit eredm\u00e9nyei val\u00f3ban megval\u00f3suljanak \u00e9s a javasolt v\u00e1ltoztat\u00e1sok bevezet\u00e9sre ker\u00fcljenek.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
Az audit el\u0151nyei.<\/h2><\/div>
Az iratkezel\u00e9si audit sz\u00e1mos el\u0151nyt ny\u00fajthat egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, mint p\u00e9ld\u00e1ul:<\/h3><\/div>
- \n
- Az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak jav\u00edt\u00e1sa.<\/li>\n
- A kock\u00e1zatok \u00e9s hib\u00e1k azonos\u00edt\u00e1sa \u00e9s minimaliz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- A megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa a jogszab\u00e1lyi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyekkel.<\/li>\n
- Az iratkezel\u00e9si politik\u00e1k \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sok jav\u00edt\u00e1sa \u00e9s harmoniz\u00e1l\u00e1sa.<\/li>\n
- Az inform\u00e1ci\u00f3k k\u00f6nnyebb hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151s\u00e9ge \u00e9s megoszt\u00e1sa.<\/li>\n
- Az iratok biztons\u00e1g\u00e1nak \u00e9s v\u00e9delm\u00e9nek n\u00f6vel\u00e9se.<\/li>\n<\/ul>\n
Az iratkezel\u00e9si audit teh\u00e1t alapvet\u0151 fontoss\u00e1g\u00fa a szervezetek sz\u00e1m\u00e1ra annak biztos\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben, hogy az iratkezel\u00e9si folyamatok hat\u00e9konyak legyenek, megfeleljenek a jogszab\u00e1lyoknak, \u00e9s minimaliz\u00e1lj\u00e1k a kock\u00e1zatokat.<\/p>\n<\/div>
\n
Az iratkezel\u00e9si audit egy olyan folyamat, amelynek c\u00e9lja a szervezet iratkezel\u00e9si gyakorlatainak \u00e9rt\u00e9kel\u00e9se, az esetleges hi\u00e1nyoss\u00e1gok \u00e9s kock\u00e1zatok azonos\u00edt\u00e1sa, valamint a jav\u00edt\u00e1si lehet\u0151s\u00e9gek meghat\u00e1roz\u00e1sa.<\/p>\n
Az audit seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a szervezet sz\u00e1m\u00e1ra az iratok hat\u00e9konyabb kezel\u00e9s\u00e9nek \u00e9s az iratkezel\u00e9si rendszer fejleszt\u00e9s\u00e9nek \u00e9rdek\u00e9ben.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Az iratkezel\u00e9sre (iktat\u00e1sra, \u00fcgyiratkezel\u00e9sre) vonatkoz\u00f3 hat\u00e1lyos<\/h2><\/div>
- \n
- 27\/2014. KIM rendelet<\/a> – a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervekn\u00e9l alkalmazhat\u00f3 iratkezel\u00e9si szoftverekkel szemben t\u00e1masztott k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l<\/li>\n
- 83\/2012. (IV.1.) Korm. rendelet<\/a> – a szab\u00e1lyozott elektronikus \u00fcgyint\u00e9z\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l \u00e9s az \u00e1llam \u00e1ltal k\u00f6telez\u0151en ny\u00fajtand\u00f3 szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l<\/li>\n
- 2009. \u00e9vi CLV. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a min\u0151s\u00edtett adat v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- 78\/2012. (XII. 28.) BM rendelet<\/a> – az \u00f6nkorm\u00e1nyzati hivatalok egys\u00e9ges iratt\u00e1ri terv\u00e9nek kiad\u00e1s\u00e1r\u00f3l.\u00a0(Hat\u00e1lyos a 2013. janu\u00e1r 1-gyel \u00a0keletkezett \u00f6nkorm\u00e1nyzati iratanyag vonatkoz\u00e1s\u00e1ban!)<\/li>\n
- 2004. \u00e9vi CXL. t\u00f6rv\u00e9ny<\/a> – a k\u00f6zigazgat\u00e1si hat\u00f3s\u00e1gi elj\u00e1r\u00e1s \u00e9s szolg\u00e1ltat\u00e1s \u00e1ltal\u00e1nos szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- 10\/2002. (IV.13.) NK\u00d6M rendelet<\/a> a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rak \u00e9s a nyilv\u00e1nos mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1rak tev\u00e9kenys\u00e9g\u00e9vel \u00f6sszef\u00fcgg\u0151 szakmai k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l sz\u00f3l\u00f3<\/li>\n
- 13\/2005. (X.27.) IHM rendelet<\/a> a pap\u00edralap\u00fa dokumentumokr\u00f3l elektronikus \u00faton t\u00f6rt\u00e9n\u0151 m\u00e1solat k\u00e9sz\u00edt\u00e9s\u00e9nek szab\u00e1lyair\u00f3l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a01995. \u00e9vi LXVI.<\/a>\u00a0– a k\u00f6ziratokr\u00f3l, a k\u00f6zlev\u00e9lt\u00e1rakr\u00f3l \u00e9s a mag\u00e1nlev\u00e9lt\u00e1ri anyag v\u00e9delm\u00e9r\u0151l<\/li>\n
- a t\u00f6bbsz\u00f6r m\u00f3dos\u00edtott\u00a0335\/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet<\/a>\u00a0– a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervek iratkezel\u00e9s\u00e9nek \u00e1ltal\u00e1nos k\u00f6vetelm\u00e9nyeir\u0151l<\/li>\n
- 40\/2017. (XII. 29.) ORFK utas\u00edt\u00e1s az Iratkezel\u00e9si Szab\u00e1lyzatr\u00f3l *<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat<\/h2><\/div>
Mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzatra<\/h3><\/div>
Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat kulcsfontoss\u00e1g\u00fa dokumentum egy szervezet sz\u00e1m\u00e1ra, amely meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9si folyamatokat, elj\u00e1r\u00e1sokat \u00e9s ir\u00e1nyelveket. Az al\u00e1bbiakban bemutatok n\u00e9h\u00e1ny fontos okot, hogy mi\u00e9rt van sz\u00fcks\u00e9g egy ilyen szab\u00e1lyzatra:<\/p>\n<\/div>
- \n
- Rendszeress\u00e9g \u00e9s k\u00f6vetkezetess\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek egys\u00e9ges \u00e9s k\u00f6vetkezetes iratkezel\u00e9si gyakorlatokat kialak\u00edtani \u00e9s fenntartani. Ez rendszert teremt az iratok l\u00e9trehoz\u00e1sa, rendez\u00e9se, t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se ter\u00e9n, ami hozz\u00e1j\u00e1rul az inform\u00e1ci\u00f3k hat\u00e9kony kezel\u00e9s\u00e9hez.<\/li>\n
- Megfelel\u0151s\u00e9g biztos\u00edt\u00e1sa: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt a szervezetnek megfelelni a jogszab\u00e1lyoknak, szab\u00e1lyoz\u00e1soknak \u00e9s ipar\u00e1gi el\u0151\u00edr\u00e1soknak, amelyek vonatkoznak az iratkezel\u00e9sre. Ez mag\u00e1ban foglalhatja az adatv\u00e9delmi, biztons\u00e1gi, archiv\u00e1l\u00e1si vagy meg\u0151rz\u00e9si k\u00f6vetelm\u00e9nyeket. A szab\u00e1lyzat seg\u00edt az iratkezel\u00e9si folyamatok jogi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyeknek val\u00f3 megfelel\u00e9s\u00e9nek dokument\u00e1l\u00e1s\u00e1ban.<\/li>\n
- Kock\u00e1zatcs\u00f6kkent\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3veszt\u00e9s, jogi vit\u00e1k, adatv\u00e9delmi incidensek vagy adathozz\u00e1f\u00e9r\u00e9si probl\u00e9m\u00e1k kock\u00e1zat\u00e1nak cs\u00f6kkent\u00e9s\u00e9ben. Az \u00e1ttekinthet\u0151 \u00e9s j\u00f3l defini\u00e1lt szab\u00e1lyok seg\u00edtenek minimaliz\u00e1lni a hib\u00e1k lehet\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s el\u0151seg\u00edtik az iratok biztons\u00e1gos kezel\u00e9s\u00e9t.<\/li>\n
- Hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat seg\u00edts\u00e9get ny\u00fajt a hat\u00e9kony inform\u00e1ci\u00f3kezel\u00e9s kialak\u00edt\u00e1s\u00e1ban \u00e9s t\u00e1mogatja az iratok hat\u00e9konyabb t\u00e1rol\u00e1s\u00e1t, keres\u00e9s\u00e9t \u00e9s megoszt\u00e1s\u00e1t. A megfelel\u0151 iratkezel\u00e9si elj\u00e1r\u00e1sok lehet\u0151v\u00e9 teszik, hogy a szervezet munkat\u00e1rsai k\u00f6nnyen megtal\u00e1lj\u00e1k \u00e9s hozz\u00e1f\u00e9rjenek az sz\u00e1mukra sz\u00fcks\u00e9ges inform\u00e1ci\u00f3khoz, ami n\u00f6veli a termel\u00e9kenys\u00e9get \u00e9s hat\u00e9konys\u00e1got.<\/li>\n
- Felel\u0151ss\u00e9g \u00e9s elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g: Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat meghat\u00e1rozza az iratkezel\u00e9ssel kapcsolatos felel\u0151ss\u00e9gi k\u00f6r\u00f6ket \u00e9s elj\u00e1r\u00e1sokat a szervezetben. Ez seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3khoz val\u00f3 hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s \u00e9s az iratok kezel\u00e9se ter\u00e9n az elsz\u00e1moltathat\u00f3s\u00e1g biztos\u00edt\u00e1s\u00e1ban. A szab\u00e1lyzat meg\u00e1llap\u00edtja, hogy ki a felel\u0151s az iratkezel\u00e9si tev\u00e9kenys\u00e9gek\u00e9rt, \u00e9s hogyan kell elj\u00e1rni az esetleges probl\u00e9m\u00e1k vagy incidensek eset\u00e9n.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>
\n
Az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat teh\u00e1t egy olyan eszk\u00f6z, amely el\u0151seg\u00edti az iratkezel\u00e9s hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1t, megfelel\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s kock\u00e1zatkezel\u00e9s\u00e9t egy szervezetben. Seg\u00edt az inform\u00e1ci\u00f3k rendezett, biztons\u00e1gos \u00e9s k\u00f6nnyen hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151 m\u00f3don t\u00f6rt\u00e9n\u0151 kezel\u00e9s\u00e9ben, ami kulcsfontoss\u00e1g\u00fa a szervezeti siker szempontj\u00e1b\u00f3l.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>
Iratkezel\u00e9s szab\u00e1lyzat k\u00e9sz\u00edt\u00e9se<\/h2><\/div>
\n\n
\n \n Iratkezel\u00e9s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n
\n Le\u00edr\u00e1s<\/strong><\/h4>\n<\/th>\n<\/tr>\n
\n Iratrendez\u00e9s<\/td>\n Az iratok rendezett t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s el\u00e9rhet\u0151s\u00e9g\u00fck biztos\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \n Iratb\u00e9rt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s meg\u0151rz\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \n Elektronikus archiv\u00e1l\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 archiv\u00e1l\u00e1sa \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \n Iratselejtez\u00e9s<\/td>\n A feleslegess\u00e9 v\u00e1lt iratok selejtez\u00e9se \u00e9s megsemmis\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \n Lev\u00e9lt\u00e1ri \u00e1tad\u00e1s<\/td>\n Az iratok \u00e1tad\u00e1sa a lev\u00e9lt\u00e1rnak hosszabb t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9s c\u00e9lj\u00e1b\u00f3l<\/td>\n<\/tr>\n \n Iratmegsemmis\u00edt\u00e9s<\/td>\n Az iratok biztons\u00e1gos megsemmis\u00edt\u00e9se adatainak v\u00e9delme \u00e9rdek\u00e9ben<\/td>\n<\/tr>\n \n Postakezel\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok postai kezel\u00e9se \u00e9s k\u00e9zbes\u00edt\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \n Kihelyezett szolg\u00e1ltat\u00e1sok<\/td>\n Az iratok kihelyezett kezel\u00e9se \u00e9s t\u00e1rol\u00e1sa egy\u00e9b helysz\u00edneken<\/td>\n<\/tr>\n \n Iratgy\u0171jt\u0151 kont\u00e9ner kihelyez\u00e9se<\/td>\n Az iratok gy\u0171jt\u0151kont\u00e9nerbe t\u00f6rt\u00e9n\u0151 elhelyez\u00e9se \u00e9s kezel\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \n Adatkezel\u00e9s<\/td>\n Az iratokhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok kezel\u00e9se \u00e9s v\u00e9delme<\/td>\n<\/tr>\n \n Iratt\u00e1r<\/td>\n Az iratok hosszabb t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00f3helye<\/td>\n<\/tr>\n \n Iratreklam\u00e1ci\u00f3<\/td>\n Az iratokkal kapcsolatos reklam\u00e1ci\u00f3k kezel\u00e9se \u00e9s megold\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \n Adatment\u00e9s<\/td>\n Az iratok \u00e9s az ahhoz kapcsol\u00f3d\u00f3 adatok biztons\u00e1gi ment\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \n Dokumentumt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok elektronikus vagy fizikai form\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 t\u00e1rol\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n \n Iratt\u00e1rol\u00e1s<\/td>\n Az iratok r\u00f6vid vagy k\u00f6z\u00e9pt\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1sa \u00e9s rendszerez\u00e9se<\/td>\n<\/tr>\n \n Iratkezel\u00e9s \u00e1tvil\u00e1g\u00edt\u00e1sa<\/td>\n Az iratkezel\u00e9si folyamatok \u00e9s gyakorlatok fel\u00fclvizsg\u00e1lata \u00e9s jav\u00edt\u00e1sa<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>
- 83\/2012. (IV.1.) Korm. rendelet<\/a> – a szab\u00e1lyozott elektronikus \u00fcgyint\u00e9z\u00e9si szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l \u00e9s az \u00e1llam \u00e1ltal k\u00f6telez\u0151en ny\u00fajtand\u00f3 szolg\u00e1ltat\u00e1sokr\u00f3l<\/li>\n
- 27\/2014. KIM rendelet<\/a> – a k\u00f6zfeladatot ell\u00e1t\u00f3 szervekn\u00e9l alkalmazhat\u00f3 iratkezel\u00e9si szoftverekkel szemben t\u00e1masztott k\u00f6vetelm\u00e9nyekr\u0151l<\/li>\n
![\"iratkezel\u00e9si](\"https:\/\/www.helpfordesk.com\/hu\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2023\/06\/iratkezeles_audit_2023-06-02.png\" "\\"iratkezeles_audit_2023-06-02\\"")
<\/span><\/div>