Feladat kezelő megoldást keres?
Ismerje meg Helpfordesk Workflow megoldásunkat.

Helpfordesk DMS workflow rendszer kiemelt funkciói

A workflow modul olyan rendszer – amely a napi tevékenységeket vezérli előre definiált, kötött üzleti folyamatok futtatásán keresztül.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden munkatársa mindig pontosan tudni fogja mi a teendője, milyen határidővel, mely dokumentumokat kell használnia, a rendszer pedig betartatja a határidőket, felügyeli a tevékenységeket.

Ezen túlmenően tetszőleges jelentéseket készít a munkatársak teljesítményéről.

Egy workflow rendszer mindezeken túlmenően képes automatizálni az egyes tevékenységeket, döntéseket, így időt és pénzt spórol vállalata számára.

A workflow modul olyan rendszer – amely a napi tevékenységeket vezérli előre definiált, kötött üzleti folyamatok futtatásán keresztül. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden munkatársa mindig pontosan tudni fogja mi a teendője, milyen határidővel, mely dokumentumokat kell használnia, a rendszer pedig betartatja a határidőket, felügyeli a tevékenységeket. Ezen túlmenően tetszőleges jelentéseket készít a munkatársak teljesítményéről. Egy workflow rendszer mindezeken túlmenően képes automatizálni az egyes tevékenységeket, döntéseket, így időt és pénzt spórol vállalata számára.

Előre definiálható standard munkafolyamatok automatizálása,

Workflow sablonok létrehozása, meghatározva a felelősöket, a határidőket és a feladatot, amelyet végre kell hajtani,

A felhasználók jogosultságuknak megfelelően képet kaphatnak a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről,

Jóváhagyási folyamat minden lépésének hatékony és dokumentált kezelése (ki, mikor hagyott jóvá vagy utasított el dokumentumot),

Nyomon követhető dokumentum-verzióváltozások (ki, mikor és mit módosított az adott dokumentumon)

Előre definiálható standard munkafolyamatok automatizálása,

Workflow sablonok létrehozása, meghatározva a felelősöket, a határidőket és a feladatot, amelyet végre kell hajtani,

A felhasználók jogosultságuknak megfelelően képet kaphatnak a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről,

Jóváhagyási folyamat minden lépésének hatékony és dokumentált kezelése (ki, mikor hagyott jóvá vagy utasított el dokumentumot),

Nyomon követhető dokumentum-verzióváltozások (ki, mikor és mit módosított az adott dokumentumon)

Az alábbi feladatokra nyújt segítséget!

Munkafolyamat támogató rendszer megoldásunk olyan nagy- és közepes méretű vállalatoknak készült, ahol a termelő vagy egyéb tevékenységek jól meghatározható folyamatokra épülnek, és ezen folyamatok pontos, határidőre történő dokumentált elvégzése a vállalat működése szempontjából kritikus fontossággal bír.

Rendszerünk egyaránt támogatja a szigorú és a megengedő, követő workflow folyamatok definiálását, végrehajtását és monitoringját.

Helpfordesk megoldásunk bevezetése révén a kulcsfolyamatok teljes mértékben automatizálttá válnak, a határidős teljesítés többdimenziós mechanizmus (határidőkezelés, feladatértesítés, eszkaláció menedzsment) mentén biztosított.

Folyamattervezés és -kezelés

A vállalati folyamatok leképezése egy többszintű (főfolyamat, folyamat, rész- vagy alfolyamat, feladat, részfeladat) folyamatstruktúra mentén történik.

A rendszer a folyamatdefiníció során egyaránt támogatja

a soros végrehajtást,

a párhuzamos végrehajtást,

és vegyes végrehajtást;

az elágazási és gyűjtőpontokat,

a beágyazott folyamatokat, valamint

a visszacsatolási körök kialakítását.

A folyamatdefiníció lezárást követően a valós indítás előtt módunk van a folyamat tesztelésére. A folyamatdefiníciók megfelelő jogosultság birtokában módosíthatók. (Ezeket a módosításokat a rendszer automatikusan naplózza.) A folyamatok verzionálása biztosítja, hogy mindig a legutoljára mentett folyamatdefinícióval történjen a folyamatindítás.

A folyamatok indítása történhet a megfelelő indítási paraméterek teljesülése esetén automatikusan, vagy (tipikusan) ad-hoc folyamatok indításánál akár manuálisan is.

Felelősök kezelése

A definiált folyamatok minden szintjéhez egyedileg felelősöket kell rendelnünk. Felelős lehet egy konkrét felhasználó, de lehet akár egy több felhasználót magába foglaló felhasználói csoport is. A felelős a workflow indítását követően munkalistájában illetve e-mail értesítés formájában értesül arról, hogy feladata érkezett.

Határidőkezelés

A Helpfordesk rendszer által támogatott határidőkezelés a folyamatszintű és a feladatszintű határidők definiálását egyaránt támogatja.

Eszkaláció menedzsment

Egy-egy Helpfordesk definíciójával párhuzamosan szükség van a határidőcsúszások okozta eszkalációs mechanizmusok kialakítására is. Ezek a mechanizmusok lehetnek automatizáltak, a szervezeti hierarchiára épülőek vagy egyedileg paraméterezettek. Eszkalációt követően a folyamat folytatása csak az előre definiált adatok megadását követően lehetséges.

Feladatkiosztás – erőforrás optimalizálás, prioritás kezelés

Feladatot kioszthatunk egyetlen felhasználó vagy egy akár felhasználói csoport számára. Csoportos feladatkiosztás esetén a feladat automatikusan a legkevésbé terhelt munkatárs felelősségi körébe kerül. Speciális szakmai kompetenciát igénylő feladatoknál a felelős személy kiválasztását előzetes kompetencia vizsgálat támogatja. A munkafolyamatok hatékonyságának optimalizálása érdekében a feladatokhoz prioritási szinteket rendelhetünk.

Feladatértesítések

Minden felhasználó egyedileg, saját beállításainak megfelelően azonnali, vagy késleltetett értesítéseket kaphat e-mailben a számára kiadott feladatokról. (A rendszer által küldött értesítők egyaránt alkalmasak levelező kliensben, okostelefonon vagy táblagépen való megjelenítésre!)

Értesítés küldése új feladat érkezéséről

Figyelmeztetés küldése a feladat határidejének közeledtéről

Értesítés küldése lejárt határidőről (felelősnek és felettesének egyaránt)

Helyettesítések kezelése

Távollétünk esetén a rendszerbe épített helyettesítés kezelés révén egyedileg és/vagy  központilag megadhatjuk, mely munkatársunk helyettesítsen minket. A helyettesítő kolléga automatikusan örökli a helyettesített minden jogosultságát és feladatát. A helyettesítés időtartama alatt elvégzett (a helyettesítetthez tartozó) feladatok adatai között egyértelműen feltüntetésre kerül, hogy a helyettes végezte el a feladatot.

Riportok, lekérdezések, monitoring

Rendszerünk lehetővé teszi a vállalatnál indított valamennyi folyamat folyamatos, valós idejű monitoringját. Az arra jogosult, vezető beosztású munkatársak szerepköreiknek megfelelően különböző riportok segítségével lekérdezhetik a hozzájuk, valamint beosztottjaikhoz tartozó folyamatok és feladatok státuszát.

Átlagos készre jelentési idők – folyamat, feladat, részfeladat szinten

Átlagos várakozási idők – folyamat, feladat, részfeladat szinten

Határidő csúszások átlagos mértéke – folyamat, feladat, részfeladat szinten

Összes az időtartamra vonatkozó feladat felhasználónként

Összes az adott időtartamra vonatkozó feladathoz kapcsolódó késés felhasználónként

Státusz jelentések – felhasználókra, felhasználói csoportokra

Minden a rendszerben megtalálható riport esetében lehetőség van közvetlen exportálásra, valamint nyomtatásra is.

Együttműködés folyamat modellező rendszerekkel

Egyedi projektek keretében Helpfordesk megoldásunkat ügyfeleink igényeinek megfelelően akár külső folyamatmodellező (Helpfordesk API2), vagy folyamat definíciós rendszerekkel (Helpfordesk API) is összekapcsoljuk, ezáltal egy integrált vállalati folyamat menedzsment architektúrát megvalósítva.

Designed by www.compgate.hu 31.0 C 67.0 Minutes
998659350